El análisis de causa raíz (RCA) es una metodología sistemática que permite a las empresas identificar el origen fundamental de los problemas, en lugar de limitarse a tratar sus síntomas superficiales.
Esta herramienta fundamental va más allá de las soluciones temporales para descubrir los factores subyacentes que generan incidentes o fallas en procesos y sistemas.
Con un buen análisis de causa raíz, las empresas pueden desarrollar soluciones sostenibles que no solo resuelven el problema actual, sino que también previenen su recurrencia, mejorando la eficiencia y mejorando continuamente sus procesos.
¿Cuál es la causa raíz?
La causa raíz de un accidente el factor fundamental o la razón subyacente que origina un problema, defecto o situación no deseada, es la fuente principal que, si se elimina o corrige, evitaría que el problema vuelva a ocurrir.
¿Que es un análisis de causa raíz?
El análisis de causa raíz (RCA) es un método de resolución de problemas que ayuda a los equipos o las personas a descubrir las razones fundamentales de los fallos, identificar posibles soluciones de prevención y evitar que se repitan problemas similares.
Ante una falla en un proceso o sistema, las empresas optan por solucionar únicamente lo que se ve en la superficie y continuar operando, sin embargo, cuando no investigamos ni resolvemos el origen verdadero del inconveniente, es muy probable que éste se repita.
Se trata de una filosofía metódica y racional para abordar problemas, no de un instrumento específico.
La metodología consiste en examinar a fondo los elementos fundamentales que ocasionan la dificultad, y una vez que se identifica la causa raíz, las empresas pueden desarrollar soluciones que aborden directamente la causa en lugar de simplemente tratar los síntomas.
¿Cuáles son los beneficios del análisis de causa raíz?
Proporciona muchas ventajas que lo convierten en una herramienta para resolver problemas y tomar mejores decisiones, algunas de estas son:
Evitar problemas a futuro
Permite encontrar el origen verdadero de un inconveniente en vez de solo tratar sus manifestaciones superficiales.
Al resolver la causa fundamental, las empresas logran evitar que el suceso se repita otra vez, esto produce una solución más duradera y efectiva.
Optimización en la solución de problemas
A través de un método organizado para localizar la causa fundamental, el procedimiento de solución se torna más ordenado y productivo..
Esto ayuda a asegurar que todas los elementos que influyen en el inconveniente sean considerados y que se detecte la causa más probable.
Toma de decisiones más acertadas
Proporciona un marco para adoptar decisiones firmes sobre cómo resolver el inconveniente, los decisiones se adoptan en conjunto basándose en información y evidencia, en vez de en presunciones o estimaciones, contribuye a asegurar que los recursos se distribuyen de manera efectiva y que la solución seleccionada es la más apropiada.
Incremento del trabajo en equipo
Requiere recopilar aportes y opiniones de diversos involucrados y miembros del equipo, esto puede fortalecer el trabajo conjunto y la comunicación en una empresa.
Mejora continua
Las empresas pueden perfeccionar constantemente sus procedimientos y estructuras al localizar y resolver la causa fundamental de los inconvenientes.
Mediante la implementación de modificaciones continuas en los procedimientos y estructuras, los grupos pueden asegurar que operan con máxima efectividad y mejorar la productividad.
¿En qué momento se debe hacer un análisis de causa raíz?
Las empresas llevan a cabo análisis de causa raíz cuando aparece un problema o las causas de un accidente, los factores que motivan un análisis de causa raíz (RCA) se agrupan en tres categorías principales.
Causas de origen físico
Ocurren cuando materiales o equipos tangibles presentan fallos (por ejemplo, una computadora de escritorio deja de operar o una pieza proporcionada por un proveedor externo no cumple con el desempeño esperado).
Causas relacionadas con el factor humano (o equivocaciones humanas)
Se presentan cuando las personas incurren en errores o dejan de cumplir con actividades necesarias (por ejemplo, un trabajador omite realizar el mantenimiento periódico de un equipo, ocasionando su mal funcionamiento).
Causas de índole organizacional
Corresponden a fallas en un sistema, procedimiento o normativa que las personas emplean para la toma de decisiones (por ejemplo, una empresa no capacita a sus empleados en medidas de seguridad informática, exponiendo la compañía a posibles ataques cibernéticos).
¿Cómo hacer un análisis de causa raíz?
Sin importar la magnitud o tipo de incidencia, todo análisis de causa raíz debe seguir las mismas etapas básicas.
Definir el problema
Consiste en identificar y definir con claridad el problema a resolver, sin una definición precisa del problema, es imposible identificar correctamente sus causas raíz.
Una vez que el área tenga claridad sobre el problema, es momento de elaborar una declaración del problema que describa la situación para todos quienes participarán en el RCA.
Formar el equipo de RCA
Los líderes deben elaborar un documento de inicio del proyecto que conformará un equipo para realizar el análisis.
El equipo debe contar con un facilitador que guíe el análisis y con miembros que posean conocimiento directo o experiencia en los sistemas, procesos e incidentes vs. accidentes que se investigarán.
Reunir la información pertinente
Es crucial obtener toda la información posible, que permita identificar los factores contribuyentes y, finalmente, las causas raíz del problema.
Esto puede implicar recopilar fotografías y reportes de incidentes, realizar entrevistas con las personas afectadas y revisar las políticas y procedimientos vigentes, algunas preguntas útiles durante la recopilación de información:
- ¿Cuándo surgió el problema y cuánto tiempo lleva presente?.
- ¿Qué señales ha detectado el equipo?.
- ¿Qué evidencia debe presentar una empresa o área para demostrar la existencia del problema?.
- ¿De qué manera impactará el problema a los empleados y otras partes interesadas?.
- ¿Quién resulta afectado o perjudicado por este problema?.
Identificar posibles causas raíz
Esta es la etapa más crítica del proceso de RCA, el equipo ha reunido toda la información necesaria y empieza a considerar los factores causales.
Los análisis efectivos de causa raíz demandan estar abiertos a todas las posibles causas subyacentes de una incidencia, por lo que todos los integrantes del equipo de RCA deben abordar la sesión de generación de ideas sin prejuicios.
Es importante evitar tratar de establecer las causas raíz antes de haber identificado y evaluado todas las posibilidades; comenzar la investigación con ideas preconcebidas puede distorsionar los resultados y obstaculizar el hallazgo de la verdadera causa raíz.
Establecer las causas fundamentales
Evalúe cada causa posible y examine su impacto real para determinar cuáles posibilidades son las más críticas, cuáles presentan semejanzas y cuáles pueden descartarse definitivamente,
Prepárese para la posibilidad de que existan múltiples causas raíz del problema, después de que el equipo reduzca la lista de posibilidades, ordene las causas potenciales restantes según su impacto y la probabilidad de que sean la causa raíz del problema, la alta gerencia revisará cada posibilidad y determinará junto con el equipo de RCA para establecer las verdaderas causas raíz.
Encontrar e implementar la solución
La solución debe atacar directamente las causas raíz, teniendo en cuenta los aspectos prácticos de implementar la solución y cualquier desafío potencial que el equipo pueda enfrentar en el proceso.
Estos son los pasos del plan de acción para que el equipo solucione el problema actual y evite riesgos laborales en la construcción.
¿Cuáles son las herramientas para identificar causas raíz (RCA)?
Las empresas adoptan una metodología y utilizan plantillas y software para realizar el análisis.
Los 5 por qué:
Esta técnica consiste en preguntar ¿Por qué? cinco veces para llegar a descubrir el origen de cualquier situación.
La estrategia de los cinco porqué invita a quienes resuelven problemas a dejar de lado sus prejuicios y continuar indagando sobre las razones hasta descubrir la raíz del asunto.
La finalidad de este método es motivar al grupo a cuestionar todo lo necesario hasta obtener las conclusiones acertadas.
Análisis modal de fallos y efectos (AMFE)
Es un método sistemático para identificar todas las maneras en que un sistema o proceso puede fallar y determinar sus consecuencias potenciales.
Posteriormente, la empresa trabaja sobre todas las causas fundamentales que podrían desencadenar estos fallos.
Diagrama de Pareto
Los diagramas de Pareto fusionan elementos de gráficos de barras y líneas para visualizar la recurrencia de las causas fundamentales más frecuentes en una empresa.
El diagrama presenta estas causas en orden decreciente según su frecuencia, comenzando por las más habituales o probables, después, el equipo se enfoca en resolver aquella causa cuya eliminación generaría el mayor beneficio para la empresa.
Medición de impactos
Una evaluación de impactos posibilita que una empresa examine las consecuencias favorables y desfavorables que podría tener cada posible causa fundamental.
Evaluación de modificaciones
La evaluación de modificaciones es útil cuando el desempeño de un sistema o proceso ha experimentado cambios considerables, durante este tipo de RCA el equipo estudia cómo han evolucionado las condiciones relacionadas con el problema o incidente a lo largo del tiempo.
Investigar las variaciones en el personal, los datos, la infraestructura o la información, entre otros elementos, puede ayudar a la empresa a entender qué factores provocaron la alteración en el desempeño.
Evaluación de incidentes
El equipo analiza cuales son acciones y condiciones inseguras que originaron los problemas graves y únicos, como catástrofes ambientales o colapsos estructurales.
Estas evaluaciones dependen de procedimientos ágiles pero completos de recolección de pruebas para reconstruir la cadena de acontecimientos que desembocaron en el incidente. Una vez establecida la línea temporal, es más sencillo para la empresa identificar los elementos causales y contribuyentes.
Diagrama de causa y efecto
El Diagrama de Ishikawa o árbol de problemas, es una representación visual de causa y efecto que ilustra las circunstancias relacionadas con un problema.
DMAMC
DMAMC es la abreviatura del ciclo: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar; metodología de mejora de procesos basada en datos.
Método Kepner – Tregoe para análisis de causa raíz
Plantea descubrir la causa fundamental de un problema mediante un procedimiento estructurado en cuatro etapas.
El procedimiento inicia con la evaluación de situaciones, prosigue con la evaluación de problemas y soluciones, y finaliza con la evaluación de problemas potenciales.
Diagrama de árbol de fallas (FTA)
Muestra gráficamente las posibles relaciones de causa y efecto y determina causas raíz usando lógica booleana (verdadero (1) o falso (0)).
Evaluación de controles preventivos
Las evaluaciones de controles preventivos parten del concepto de que los controles apropiados pueden evitar problemas e incidentes.
Este tipo de RCA, comúnmente empleado en la administración de riesgos, investiga cómo la falta de controles adecuados generó un problema y propone recomendaciones para implementar controles que impidan la recurrencia del problema.
Ejemplo práctico de un análisis de causa raíz en el sector de la construcción
A continuación se presenta un caso práctico de análisis de causa raíz, en una empresa constructora.
Un proyecto de construcción de un edificio residencial se retrasó 3 semanas respecto a la planificación del proyecto de construcción, se utiliza la metodología de los 5 porque:
1. ¿Por qué se retrasó el proyecto?
Porque la instalación de las estructuras metálicas no se completó a tiempo.
2. ¿Por qué no se completó a tiempo la instalación de estructuras metálicas?
Porque las estructuras llegaron a la obra con 10 días de retraso.
3. ¿Por qué llegaron con retraso las estructuras?
Porque el proveedor tuvo problemas de producción y no pudo cumplir con la fecha de entrega acordada.
4. ¿Por qué el proveedor tuvo problemas de producción?
Porque le entregaron las especificaciones técnicas revisadas solo 2 semanas antes de la fecha de entrega planificada.
5. ¿Por qué se enviaron las especificaciones con modificaciones tan tarde?
Porque no había un proceso definido de revisión y aprobación de planos en las primeras fases del proyecto, lo que generó cambios de último momento.
Este método reveló la causa raíz: La ausencia de un proceso estructurado de revisión y aprobación de planos en las fases tempranas del proyecto.
La solución es implementar un proceso estructurado de revisión y aprobación de planos en las etapas iniciales del proyecto, antes de enviar especificaciones a proveedores.
Recomendaciones prácticas para el análisis de causa raíz
A continuación se presentan algunas recomendaciones claves que debes aplicar durante el análisis para asegurar que el proceso sea efectivo.
Involucra a las personas adecuadas
Esto incluye tanto a expertos en el problema como a afectados por el mismo, reunir un equipo diverso puede proporcionar una perspectiva completa y aumentar las posibilidades de identificar correctamente la causa raíz.
Recopila información necesaria
Obtener información pertinente puede facilitar la identificación de patrones, tendencias y conexiones entre los diversos elementos que contribuyen al problema, esto abarca tanto información numérica como descriptiva.
Examina y considera todas las causas
Realiza un esfuerzo deliberado por analizar más allá de los factores más evidentes y examinar otros elementos potenciales que pudieron haber contribuido al problema.
Considerar todos los factores posibles de causa hace que el análisis sea más completo y que las soluciones que se encuentren sean más efectivas para resolver la causa raíz.
Utiliza las herramientas adecuadas
Elegir las herramientas adecuadas puede hacer más fácil y eficiente encontrar la causa raíz.
El uso de software de prevención de riesgos laborales se ha consolidado como un recurso fundamental para garantizar la seguridad en el sector constructivo.
El software de construcción de Foco en Obra y su módulo Foco Prevención equipado con funcionalidad de firma electrónica certificada.
Este programa completo facilita la gestión de la seguridad en el trabajo, incluyendo la evaluación y control de riesgos, la planificación de medidas preventivas y las iniciativas de formación del equipo. Esta plataforma tecnológica no solamente optimiza la administración de la seguridad, sino que además juega un papel crucial en la reducción de accidentes en el entorno laboral.
Conclusión
El análisis de causa raíz es una herramienta esencial para identificar y resolver problemas de manera definitiva en cualquier empresa, al ir más allá de los síntomas superficiales y descubrir las causas fundamentales, las empresas pueden implementar soluciones efectivas que previenen la recurrencia de incidentes.
La clave del éxito radica en seleccionar la metodología adecuada, involucrar a los participantes adecuados, recopilar información completa y examinar todas las causas posibles.
Implementar un análisis de causa raíz estructurado no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fortalece la cultura de mejora continua y prevención en la empresa.
