Las acciones correctivas son elementos fundamentales en la gestión de calidad y mejora continua de las organizaciones.
Estas medidas se implementan para abordar y resolver problemas o hallazgos detectados, identificando sus causas raíz y estableciendo planes de acción para prevenir su recurrencia.
En este artículo explicaremos en detalle qué son las acciones correctivas, sus tipos, implementación y su importancia en el contexto empresarial moderno.
Definición de acción correctiva
Una acción correctiva es una medida que se implementa para resolver la causa fundamental (causa raíz) de un problema ya detectado, con el objetivo de resolver a la brevedad el problema y en lo posible prevenir que se repita en el futuro.
Es crucial destacar que estas acciones deben implementarse de forma rápida cuando se detecta el problema o la no conformidad, para reducir su impacto negativo, en esencia, las acciones correctivas son respuestas a eventos o fallos que ya se han detectado.
Definición de acción preventiva
Las acciones preventivas son medidas proactivas diseñadas para detectar y abordar posibles problemas antes de que estos se materialicen.
Su objetivo principal es identificar y eliminar las causas fundamentales de potenciales riesgos o inconvenientes antes de que estos afecten las operaciones.
¿Por qué son esenciales las medidas correctivas y preventivas?
Su empresa debe incorporar medidas de prevención en sus procesos diarios para proteger a su personal, garantizar productos de alta calidad y optimizar la productividad.
Muchas veces a pesar de tomar estas precauciones, pueden presentarse situaciones imprevistas, así que es fundamental contar con un proceso bien definido para implementar soluciones correctivas cuando sea necesario.
Te puede interesar conocer: Acciones preventivas en obras de construcción para reducir riesgos laborales.
¿En qué se diferencian las acciones correctivas de las preventivas?
Las acciones correctivas y preventivas son dos enfoques fundamentales en la gestión de calidad según ISO 9001, cada una con sus propias características y objetivos específicos.
Las acciones correctivas responden a las consecuencias de problemas ya ocurridos, identificando sus causas raíz y estableciendo medidas para evitar que se repitan, requieren documentar detalladamente el problema y las soluciones aplicadas.
En general una acción correctiva a un problema, se acompaña de un plan de acciones (que considera distintos tipos de acciones correctivas), este plan es un conjunto de tareas o acciones a realizar en pos de evitar la ocurrencia futura de este mismo tipo de problemas, con responsables y fechas definidas para la implementación de estas.
Por otro lado, las acciones preventivas son medidas proactivas para anticipar y prevenir problemas potenciales, se basan en el análisis de datos y tendencias para identificar riesgos y actuar antes de que surjan problemas.
¿En qué situaciones se requieren acciones correctivas?
Las acciones correctivas son necesarias en diversas situaciones, incluyendo:
- Cuando se detectan no conformidades en auditorías internas o externas.
- Al recibir quejas o reclamos significativos de clientes.
- Cuando se identifican defectos recurrentes en productos o servicios.
- Al detectar desviaciones importantes en los procesos establecidos.
- Cuando hay incumplimientos de requisitos legales o regulatorios.
- Cuando se detectan hallazgos de calidad y/o seguridad.
Tipos de acciones correctivas
Las acciones correctivas se pueden clasificar en varios tipos según su alcance y naturaleza:
Acciones inmediatas
Son respuestas rápidas para contener o resolver un problema en el momento que ocurre.
Acciones de análisis
Involucran la investigación detallada de las causas raíz del problema mediante herramientas como el diagrama de Ishikawa o los 5 porqués.
Ver más: ¿Cómo se determina la causa raíz de un accidente?.
Acciones sistémicas
Son cambios fundamentales en los procesos o sistemas para prevenir la recurrencia del problema en cualquier área de la organización.
Acciones de seguimiento
Incluyen la monitorización y evaluación de la efectividad de las acciones implementadas para asegurar que el problema ha sido resuelto.
La selección del tipo de acción correctiva dependerá de factores como la gravedad del problema, su frecuencia y el impacto en la calidad del producto o servicio.
En general se elabora un plan de acciones que considera todos los tipos de acciones para aumentar la probabilidad de no caer nuevamente en este mismo tipo de problemas o hallazgos.
Evaluando el impacto financiero de las acciones correctivas en la organización
El impacto financiero de las acciones correctivas es medible y cuantificable, para evaluar su rentabilidad, es necesario considerar dos aspectos principales:
- Los beneficios generados por la implementación de la acción correctiva.
- La inversión necesaria para ejecutar dicha acción.
La rentabilidad se puede calcular comparando estos dos factores, lo que nos permite determinar el retorno de inversión (ROI) de cada acción correctiva implementada.
Para realizar este análisis, consideraremos:
- El impacto económico positivo durante un período de un año.
- Los costos asociados a la implementación de la medida, generalmente de tipo materiales, equipos y horas hombre.
- El tiempo necesario para recuperar la inversión inicial.
¿Por qué la ISO 9001 se concentra en acciones correctivas en lugar de preventivas?
En el pasado, la norma ISO 9001 incluía tanto acciones correctivas como preventivas en sus sistemas de gestión de calidad, aunque ambos procesos eran similares, se diferenciaban en su origen: las acciones correctivas responden a problemas existentes, mientras que las preventivas se enfocan en evitar problemas futuros.
Esta distinción causaba cierta confusión antes de la versión 2015, llegando al punto en que muchos expertos en calidad preferían clasificar todas las acciones como preventivas para simplificar.
La versión ISO 9001:2015 eliminó el requisito de acciones preventivas para resolver esta confusión. Sin embargo, el concepto no desaparece completamente, sino que se transformó en dos nuevos enfoques:
Gestión de riesgos
Este método requiere analizar e identificar posibles puntos débiles en áreas, procesos y procedimientos que podrían afectar la calidad.
El objetivo es detectar riesgos de forma temprana y tomar medidas para minimizarlos o eliminarlos, además de aprovechar posibles oportunidades.
Mejora continua
Este enfoque incorpora las antiguas acciones preventivas en obra de una manera más natural.
En lugar de tener un sistema separado y complejo de prevención, se integra directamente en el proceso de optimización constante del sistema.
¿Cómo se implementan las medidas correctivas y preventivas según ISO 9001?
La metodología establecida por la norma ISO 9001 en construcción mantiene una estructura clara y efectiva que incluye los siguientes pasos:
- Detectar y reconocer la situación problemática.
- Establecer el impacto y los límites del problema identificado.
- Implementar soluciones temporales mientras se desarrolla un plan definitivo.
- Analizar en profundidad para identificar el origen fundamental del problema.
- Crear una estrategia efectiva para eliminar la causa principal, considerando posibles ajustes o cambios en los procesos sin crear nuevas dificultades.
- Poner en marcha el plan diseñado.
- Siempre evaluar los resultados para confirmar que la solución fue exitosa.
Ejemplos prácticos de acciones correctivas
Las acciones correctivas pueden manifestarse en diferentes formas según el sector y la situación, aquí algunos ejemplos prácticos:
1. Sector de la Construcción
Una empresa constructora enfrenta problemas con retrasos en obra :
- Problema: Incumplimiento frecuente en los plazos de entrega de actividades o partidas.
- Acción correctiva: Implementación de metodología Last Planner para mejor coordinación y planificación, junto con sistema de gestión de proyectos digitalizado de la construcción.
Otro ejemplo: Se detectan defectos u observaciones en muros:
- Problema: Reclamaciones por fisuras en muros recién terminados.
- Acción correctiva: Revisión del proceso de curado del concreto y capacitación del personal en técnicas de acabado.
2. Sector Manufacturero
Un fabricante detecta un aumento en la tasa de defectos de sus productos:
- Problema: Incremento del 15% en productos defectuosos.
- Acción correctiva: Implementación de nuevos puntos de control de calidad y capacitación del personal en técnicas de inspección.
3. Sector Logístico
Una empresa de transporte enfrenta retrasos constantes en sus entregas:
- Problema: Entregas fuera del plazo establecido.
- Acción correctiva: Implementación de sistema GPS para seguimiento y optimización de rutas y posiblemente establecimiento de nuevos puntos de distribución.
Implementación de acciones correctivas y preventivas
Aunque muchas organizaciones reconocen la importancia de las acciones correctivas y preventivas, frecuentemente encuentran obstáculos en su implementación, los desafíos más comunes incluyen una organización inadecuada, personal poco comprometido con la calidad y sistemas anticuados de gestión.
A continuación, te presentamos los pasos para su implementación:
Acciones correctivas
Siga estos pasos claves para implementar acciones correctivas efectivas:
1. Detección y análisis:
- Identifique y registre cada desviación o problema encontrado, es clave contar con un procedimiento claro para este registro a través de la App de Construcción de Foco en Obra, en su módulo de Foco Calidad, con el que se puede documentar hallazgos y no conformidades de manera sistemática, incluyendo evidencias fotográficas y/o videos durante las inspecciones en terreno.
- Aplique técnicas de análisis para descubrir las causas fundamentales y evaluar su impacto.
2. Diseño de la solución:
- Establezca medidas específicas para resolver el problema identificado.
- Prepare un plan detallado con plazos, fechas tope, responsables y recursos necesarios.
3. Ejecución:
- Ponga en marcha las acciones según lo planificado.
- Garantice que todo el personal involucrado comprende y está capacitado para ejecutar las medidas.
4. Evaluación:
- Monitoree la efectividad de las soluciones implementadas.
- Realice evaluaciones periódicas para verificar resultados y buscar mejoras adicionales.
5. Registro y difusión:
- Mantenga un registro completo del proceso y sus resultados.
- Comparta la información relevante con todos los interesados.
Acciones preventivas
Para implementar acciones preventivas efectivas, siga estos pasos:
1. Evaluación de riesgos:
- Detecte posibles problemas en procesos, productos o actividades.
- Emplee métodos como el FMEA (Análisis de Modos y Efectos de Falla) para valorar la probabilidad e impacto de cada riesgo.
2. Desarrollo de estrategias:
- Cree planes específicos para minimizar o eliminar riesgos.
- Defina objetivos y métricas para evaluar el progreso.
3. Puesta en marcha:
- Aplique las medidas preventivas según lo planeado.
- Valide que el personal está preparado y cuenta con las herramientas necesarias.
4. Monitoreo continuo:
- Use las métricas establecidas para evaluar la eficacia.
- Ajuste las medidas según sea necesario.
5. Gestión de la Información:
- Documenta detalladamente todo el proceso preventivo.
- Mantenga informados a todos los involucrados sobre avances y oportunidades de mejora.
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- Generar alertas y reportes detallados en tiempo real.
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- Implementar y dar seguimiento a soluciones temporales y definitivas.
- Evaluar resultados y documentar todo el proceso de manera sistemática.
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Conclusión
Las acciones correctivas y preventivas son pilares fundamentales en cualquier sistema de gestión de calidad y prevención de riesgos efectivo.
Mientras que las acciones correctivas nos permiten resolver problemas existentes y evitar su recurrencia, las preventivas, transformadas en gestión de riesgos y mejora continua según la ISO 9001:2015, nos ayudan a anticipar y evitar problemas potenciales.
La implementación exitosa de estas acciones requiere un enfoque sistemático y estructurado, que incluye la detección, análisis, planificación, ejecución y seguimiento.
Es fundamental mantener un equilibrio entre ambos tipos de acciones, asegurando que la organización no solo reaccione ante los problemas, sino que también trabaja proactivamente para prevenirlos.
El compromiso de toda la organización, desde la alta dirección hasta el personal operativo, es crucial para el éxito de estas iniciativas.
La documentación adecuada y la comunicación efectiva son elementos clave que facilitan la mejora continua y el aprendizaje organizacional, contribuyendo así a la excelencia operativa y la satisfacción del cliente.
El control de calidad de una obra y proyecto es fundamental a la hora de establecer hitos y aplicar medidas de control eficaces.
