En la construcción y en proyectos en general, crear y mantener un presupuesto preciso y detallado es una actividad crucial de la gestión de un proyecto. Un presupuesto de construcción es esencial para mantener el rumbo, controlar los costos, anticipar desviaciones y entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. En este artículo, vamos a discutir cómo crear un presupuesto de construcción paso a paso para que pueda estar preparado para su próximo proyecto.
¿Qué es un presupuesto de construcción?
Un presupuesto de construcción es un documento detallado que describe los costes y gastos asociados a un proyecto de construcción en particular. Incluye todo, desde los materiales hasta la mano de obra y el equipamiento. El presupuesto de construcción suele prever el coste total del proyecto, así como los costes individuales de cada elemento del proyecto, como la excavación, los cimientos, la estructura y las cubiertas.
Establecer los detalles específicos del proyecto de construcción.
Cada proyecto de construcción tiene requerimientos específicos que debes considerar al elaborar un presupuesto personalizado. Necesitas familiarizarte con todos los aspectos del proyecto de la forma más detallada posible, considerando:
- Tamaño del proyecto: Comprendiendo el tamaño del proyecto y las necesidades exactas del cliente.
- Lugar del proyecto: Esto te permitirá calcular los costos de traslado de personal y materiales. Así como el costo de la logística de algunos suministros que pudieran no estar en la ciudad del proyecto.
- Duración estimada del proyecto, que incluye no solo la construcción en sí, sino también los procesos administrativos asociados, como por ejemplo la obtención de seguros, permisos, certificación de finalización de la obra. Debes considerar los tiempos de construcción, administración y los costos asociados a estos procesos.
- Actividades a llevar a cabo y sus tiempos estimados de ejecución: Esto te ayudará a no pasar por alto los pequeños detalles de las tareas, costos o tiempos que podrían retrasar tu proyecto si no se toman en cuenta.
Paso 1: Planifique su proyecto
El primer paso para crear un presupuesto de construcción es planificar y definir claramente el proyecto. Esto significa determinar el propósito del proyecto y establecer un objetivo y un calendario claros. También es importante tener en cuenta los posibles riesgos y obstáculos asociados al proyecto, así como los posibles requisitos legales y reglamentarios que deben cumplirse.
Un aspecto importante es siempre te bases en documentos oficiales aprobados por el mandante, tales como contrato, planos, especificaciones técnicas, plazo contractual, etc.
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Paso 2: Determinar los recursos necesarios
Una vez definido claramente el proyecto de construcción, el siguiente paso es precisar los recursos necesarios, considerando los materiales, equipos y mano de obra tanto si es por la casa o subcontratada. Para realizar un buen cálculo, es importante considerar las dimensiones y planos del terreno en conjunto con las cubiertas. Además, es recomendable tener un margen de error del 5-10% para cubrir posibles imprevistos o defectos en los materiales. Posteriormente, se deben cotizar todos los materiales y proyectar un precio realista de acuerdo al mercado. Herramientas como Foco Costos pueden ser útiles para mantener el control en la etapa de ejecución.
Consejo:
Busca información sobre proyectos anteriores con similares características e idealmente de la misma zona geográfica para utilizar como base de consultas y conocimiento, la información de proyectos similares anteriores que te será de utilidad es:
- Presupuesto
- Registro de los costes reales
- Registro de plazo real y retrasos por actividad
- Libro de obra
- Registro de fallas de calidad (te ayudará a determinar actividades que potencialmente deben ser re-estudiadas por su alta tasa de fallas).
Paso 3: Calcular costes y gastos
Agrupa todas las tareas definidas y calcula el costo de cada una, denominadas partidas en el presupuesto. Por ejemplo, la partida de transporte, calculando el consumo de combustible de tu vehículo en función de la distancia a la obra y el número estimado de viajes de los operarios.
Luego suma todos los costes de material, mano de obra, equipamiento y costes accesorios como seguros, permisos y honorarios legales. Este cálculo detallado y preciso ayuda a minimizar los sobrecostes y garantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto.
El cálculo de costes en un presupuesto de construcción es crucial ya que influye en el precio final al cliente y permite conocer los beneficios potenciales. Los costes totales son la suma de los costes directos e indirectos.
Costes directos
Los costes directos están vinculados directamente a la obra e incluyen materiales, mano de obra, herramientas, servicios adicionales y tasas.
Costes indirectos
Los costes indirectos son necesarios para la actividad empresarial en general e incluyen gastos de personal administrativo y técnico, y gastos generales como alquiler, mantenimiento y vehículos.
El uso de software de costos y presupuestos de obra puede ser un gran aliado en la gestión de tu proyecto. Estas herramientas te permiten tener un control preciso de los costos, automatizando el proceso de cálculo y permitiendo un seguimiento en tiempo real. Además, puedes tener una visión detallada de todas las partidas del presupuesto, facilitando la identificación de desviaciones y permitiendo ajustes rápidos. El uso de este tipo de software puede aumentar la precisión de tus estimaciones, reducir el riesgo de sobrecostos y mucho más
Véase también Guía para controlar los costos de un proyecto de construcción.
Paso 4: Evaluar el presupuesto
Como etapa final a la elaboración del presupuesto, es importante una vez calculados todos los costes y gastos, es hora de evaluar el presupuesto. Esto significa evaluar los costes presupuestados para ver si se puede realizar algún ahorro potencial o si es necesario reevaluar algún coste. También es importante tener en cuenta los posibles sobrecostes e identificar las áreas en las que se puede optimizar el presupuesto para garantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto.
Recuerda es importante considerar márgenes de error en cada partida, sobre todo si son partidas riesgosas, afectar a permisos especiales o que generalmente acostumbren a retrasarse por temas de rendimiento o complejidad, esto termina impactando muy negativamente en los gastos generales del proyecto.
Paso 5: Supervisar el presupuesto
Una vez que hayas finalizado la elaboración del presupuesto, es de vital importancia que lo supervises de manera continua durante todo el proceso de construcción. Esto implica realizar un seguimiento riguroso de todos los costes y gastos incurridos, comparándolos con las estimaciones iniciales consignadas en el presupuesto. Sumado a esto, debes siempre estar planificando y proyectando tu saldo de obra por ejecutar, ajustando éste a rendimientos y precios reales. Este control de costos de construcción te permitirá identificar desviaciones y ajustar tus cálculos en tiempo real, manteniendo así la eficacia del presupuesto.
Es esencial estar preparado para enfrentar imprevistos financieros que puedan surgir durante la ejecución del proyecto. Estos pueden incluir una elevación en el coste de los materiales, un aumento en las horas de trabajo necesarias, o la aparición de tareas no contempladas en la planificación original. Ante tales eventualidades, puede ser necesario reevaluar el presupuesto y ajustarlo en consecuencia.
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Además, ten en cuenta que el cronograma del proyecto puede verse afectado por diversos factores, como condiciones climáticas adversas, retrasos en la entrega de materiales o cambios solicitados por el cliente (respaldados por una debida nota de cambio). Si se hace necesario ampliar el plazo del proyecto, esto puede implicar costes adicionales que deberán ser incorporados en el presupuesto. Por lo tanto, es crucial mantener un margen de flexibilidad para adaptarse a estos cambios.
Conclusión
El seguimiento riguroso y la gestión cuidadosa de un presupuesto de construcción son pilares fundamentales para el éxito de cualquier proyecto. Al seguir las pautas detalladas en este artículo, que abarcan desde la planificación inicial hasta la supervisión continua, se puede garantizar un control efectivo de los costos. Este enfoque meticuloso contribuirá significativamente a que su proyecto de construcción se complete dentro del plazo y el presupuesto establecidos, asegurando su eficacia y rentabilidad.
