El control de contratistas y subcontratistas en la industria de la construcción es una de las tareas más complejas e importantes para las empresas.
Porque cuando falla el sistema de control, no solo la empresa está fallando en la aplicación de la Ley N° 20.123 o el Decreto Supremo N° 76, sino que se pueden incurrir en responsabilidades solidarias comprometiendo la sostenibilidad financiera de la empresa.
En un mundo con múltiples actores, información dispersa y exceso de procesos manuales, la transformación digital es clave para optimizar la gestión documental y mejorar la eficiencia operativa.
¿Qué es el control de contratistas y subcontratistas?
Son los procesos y sistemas que se establecen en la empresa para controlar que los contratistas y subcontratistas cumplan con todas las obligaciones legales, laborales, previsionales, de seguridad.
Conceptos claves en la construcción que debes conocer
Empresa matriz o principal:
Es la que subcontrata a empresas externas para realizar trabajos o servicios y es propietaria del proyecto; es responsable de vigilar el cumplimiento normativo de sus contratistas.
Contratista:
El contratista es la persona que realiza obras o servicios por su propia cuenta y riesgo, con trabajadores a su cargo, para la empresa principal, en virtud de un contrato.
Subcontratista:
Es una empresa o persona que es contratada por el contratista para realizar una parte específica del trabajo o proyecto de construcción.
Marco legal sobre el control de contratación y subcontratación en Chile
A continuación, te presentamos las principales leyes que regulan el control de la contratación y subcontratación en Chile.
Ley N° 20.123: la piedra angular del régimen de subcontratación
La Ley N° 20.123, que está vigente desde enero de 2007, establece 3 obligaciones que toda empresa principal debe cumplir:
Obligación de información
La empresa principal llevará un registro actualizado de todos los trabajadores subcontratados que se desempeñen en sus faenas y que tengan derecho a informarse sobre la empresa principal y la empresa contratista.
Responsabilidad solidaria
Si el contratista o subcontratista no cumple con sus obligaciones laborales e indemnizaciones, la empresa principal puede ser responsable solidaria del pago de salarios, aunque no sea el empleador directo.
Derecho de retención
La empresa principal puede y debe retener de los pagos al contratista para cubrir obligaciones laborales e indemnizaciones adeudadas, protegiéndose así de futuras demandas.
Ley N° 16.744 y Decreto Supremo N° 76: Seguridad y Salud Ocupacional
El artículo 66 bis de la Ley N° 16.744 y el Decreto Supremo N° 76, expresa que si contratas servicios propios de su rama de su actividad, la empresa está obligada a vigilar el cumplimiento de la normativa de higiene y seguridad, cuando en conjunto se agrupan más de 50 trabajadores, la empresa principal debe:
- Implementar un Sistema de Gestión de SST.
- Formar un Comité Paritario de Higiene y Seguridad.
- Tener un Departamento de Prevención de Riesgos.
- Crear un Reglamento Especial para contratistas.
¿Por qué es importante el control de contratistas y subcontratistas?
Es importante que como empresa constructora conozcas los riesgos legales, financieros y operativos asociados a la gestión de contratistas y subcontratistas.
1. Protección legal y evitar responsabilidad solidaria
Sin un sistema de control robusto, la empresa principal va a responder solidariamente por deudas laborales y previsionales de sus contratistas.
Las consecuencias pueden ser graves: demandas millonarias, multas significativas por parte de la Dirección del Trabajo y sanciones administrativas que comprometen directamente la rentabilidad de tu proyecto.
2. Cumplimiento de obligaciones de seguridad
Los accidentes laborales son tragedias que generan responsabilidades civiles y penales que ninguna constructora quiere enfrentar.
Una mala gestión puede resultar costosa con sanciones elevadas por cada trabajador accidentado.
Es importante revisar las principales causas de un accidente y cómo un sistema automatizado puede ayudarte a identificarlas y mitigarlas antes de que ocurran incidentes graves.
3. Optimización de costos y eficiencia operativa
Cuando tienes un eficiente control de costos en la construcción, detectas desviaciones y sobrecostos antes de que exploten.
La gestión automatizada puede reducir los costos administrativos de 10% a 20% en costos administrativos solo por automatizar la gestión.
4. Calidad y permanencia del proyecto
La coordinación de varios subcontratistas especializados garantiza que cada etapa se realice de acuerdo con los estándares técnicos y en el tiempo y especificaciones establecidas.
Debes saber quién realiza el control de calidad en la construcción y cómo se coordina con la supervisión de contratistas para asegurar el éxito del proyecto.
5. Reputación empresarial
Las empresas con buenas prácticas de gestión de contratistas mejoran su reputación, lo que les abre las puertas a participar en licitaciones públicas y privadas y mejora las relaciones con instituciones financieras y aseguradoras.
Pero además, es fundamental llevar un control de subcontratos en obra para salvaguardar tu empresa, optimizando recursos y fortaleciendo tu marca en el sector.
¿Cuáles son los desafíos en el control de contratistas y subcontratistas?
Estos son los principales retos en el control de contratistas y subcontratistas:
1. Pluralidad de actores
En un proyecto de construcción mediano o grande trabajas con decenas de contratistas y subcontratistas al mismo tiempo, cada uno con su estructura propia, su metodología, sus plazos, intentar hacerlo todo manualmente es una tarea sumamente compleja y demandante.
2. Control de vencimientos
El seguimiento manual de las fechas de vencimiento de cientos de documentos, certificados, seguros, licencias y garantías es altamente propenso a errores.
Un solo documento vencido puede paralizar toda la operación o generar graves responsabilidades legales.
3. Dispersión de la información
Cuando la información se almacena en carpetas físicas, correos electrónicos dispersos o archivos Excel aislados, se pierde la trazabilidad, lo que dificulta las auditorías, inspecciones y la toma de decisiones informadas.
4. Administración de boletas de garantía
El control de garantías es particularmente crítico: si una garantía vence sin renovarse, o si hay cambios contractuales y no se actualizan las garantías correspondientes, los costos pueden incrementarse significativamente y exponer a la empresa a riesgos financieros y legales.
5. Litigios y controversias contractuales
Según la Cámara Chilena de la Construcción, la mitad de los contratos tiene controversias y los juicios en tribunales duran más de ocho años, con altos costos legales y afectando la liquidez de las empresas.
6. Sobrecarga burocrática
El personal administrativo pasa mucho tiempo realizando tareas repetitivas como pedir, revisar, archivar y verificar documentos, este tiempo se podría estar dedicando a labores más estratégicas.
¿Cómo automatizar el control de contratistas y subcontratistas en el mundo actual?
El sector de la construcción ha ido evolucionando con el pasar de los tiempos, en la forma en que las empresas gestionan sus contratistas y subcontratistas.
Actualmente existen soluciones tecnológicas que automatizan los procesos administrativos, eliminan tareas manuales propensas a errores y ofrecen trazabilidad completa en tiempo real, ayudando a mejorar el cumplimiento normativo y fortalecen la seguridad en obra.
Pasos para implementar un sistema de control de contratistas y subcontratistas
Estos son los pasos a seguir para implementar un sistema de control de contratistas y subcontratistas en tu empresa:
Fase 1: Diagnóstico y planificación
Consiste en evaluar la situación actual de la empresa, identificando todos los procesos manuales existentes y mapeando los flujos de trabajo para reconocer puntos críticos y cuellos de botella.
Posteriormente, se deben definir objetivos claros y específicos, como la reducción de tiempos de gestión o la eliminación de errores, estableciendo las funcionalidades imprescindibles que debe tener el sistema y determinando el presupuesto disponible considerando la escalabilidad futura.
Fase 2: Selección de la plataforma
En esta etapa se evalúan diferentes proveedores, es importante solicitar demostraciones de al menos tres proveedores, consultar referencias de empresas similares del sector construcción y realizar pruebas cuando sea posible para tomar una decisión informada sobre la plataforma que mejor se ajuste a las necesidades específicas de la organización.
Fase 3: Implementación
Se debe configurar el sistema según los procesos específicos de la empresa, estableciendo flujos de trabajo, roles y permisos adecuados, se debe realizar la migración de datos históricos críticos y la información de contratistas activos, verificando siempre la integridad de la información transferida.
Fase 4: Capacitación
Es esencial el proceso de capacitación continua al personal involucrado, con materiales de apoyo como manuales, videos tutoriales y una base de conocimientos, además establecer una línea de soporte técnico para resolver dudas durante el proceso de adopción.
Fase 5: Puesta en marcha
Debe ser gradual, comenzando con un proyecto piloto o grupo reducido de contratistas para monitorear de cerca la operación inicial y recoger feedback valioso.
Una vez validado el funcionamiento, se procede a una expansión progresiva incorporando más proyectos y contratistas, reforzando la capacitación según las necesidades identificadas y consolidando las mejores prácticas descubiertas.
Fase 6: Optimización continua
Implica un compromiso continuo para mejorar, monitoreando constantemente los KPIs definidos y comparando resultados contra objetivos iniciales.
Es importante mantener el sistema actualizado con nuevas versiones, incorporar funcionalidades emergentes según las necesidades del negocio y adaptar los procesos a los cambios normativos que puedan surgir, asegurando así que la inversión continúe generando valor a largo plazo.
¿Cuáles son las características que debe tener el sistema de control de contratistas y subcontratistas?
Estas son algunas de las características claves que debe tener un software de control de contratistas y subcontratistas:
1. Gestión documental centralizada
Debe ser una plataforma que permita el almacenamiento centralizado de toda la documentación en la nube, con acceso controlado según roles y permisos.
Los documentos deben estar disponibles desde cualquier dispositivo, facilitando auditorías y revisiones tanto en oficina como en terreno.
2. Alertas automáticas de vencimientos
El sistema debe monitorear continuamente las fechas de vigencia de certificados, seguros, licencias y garantías, enviando alertas automáticas con anticipación suficiente para gestionar renovaciones sin interrupciones operativas.
3. Verificación automática de cumplimiento
Las soluciones modernas se integran con bases de datos gubernamentales (SII, Superintendencia de Seguridad Social) para verificar automáticamente el cumplimiento de obligaciones previsionales y tributarias, eliminando la verificación manual.
4. Flujos de trabajo automatizados
Desde la incorporación inicial del contratista hasta la finalización del contrato, el software debe automatizar procesos como:
- Solicitud y recopilación de documentación.
- Flujos de aprobación de documentos.
- Generación de estados de pago.
- Control de avances y valorizaciones.
- Gestión de retenciones y multas.
5. Trazabilidad y auditoría
Cada acción, modificación o aprobación debe quedar registrada con fecha, hora y usuario responsable, generando una pista de auditoría completa que facilite inspecciones fiscalizadoras y auditorías internas.
6. Integración con sistemas existentes
Para maximizar el retorno de inversión, el software debe integrarse con sistemas ERP, plataformas de contabilidad, software de planificación de proyectos y herramientas de gestión de recursos humanos ya utilizadas por la empresa.
7. Módulos de seguridad y salud ocupacional
Funcionalidades específicas para gestionar:
- Programas de prevención de riesgos.
- Registro y seguimiento de accidentes vs. incidentes.
- Control y registro de capacitaciones en SST.
- Inspecciones y observaciones de seguridad.
- Gestión de permisos de trabajo.
8. Reportería y análítica
Generación de reportes personalizables en tiempo real y dashboards interactivos que proporcionen visibilidad sobre:
- Estado de cumplimiento de cada contratista.
- Avances y desviaciones presupuestarias.
- Indicadores de desempeño – KPIs en la contrucción.
- Alertas de riesgo y no conformidades.
Foco en Obra: La solución integral para el control de contratistas y subcontratistas en construcción
Para empresas constructoras que buscan automatizar el control de contratistas y subcontratistas en sus proyectos de construcción, el software para la construcción de Foco en Obra es la plataforma que integra todas las funcionalidades necesarias para una gestión eficiente, segura y 100% conforme a la normativa chilena.
Sus módulos permiten:
- Foco Avance: Registra y monitorea el progreso de obra de manera precisa con seguimiento fotográfico georreferenciado, comparación entre lo planificado, el avance de obra vs. lo ejecutado, reportes de avance automáticos con curvas S, y visualización de hitos críticos para identificar desviaciones tempranamente.
- Foco Productividad: Optimiza el rendimiento de tus equipos en terreno, registra avances diarios, controla asistencia y horas trabajadas, y genera reportes, con el objetivo de mejorar la productividad en la construcción para tomar decisiones basadas en datos reales.
- Foco Costos: Mantén el control de costos y presupuesto de obra con seguimiento en tiempo real de costos, gestión de valorizaciones y estados de pago, control de órdenes de cambio, y análisis de desviaciones presupuestarias.
- Foco Planner: Planifica tus proyectos de construcción de manera profesional con diagramas Gantt interactivos, gestión de hitos y entregables, coordinación de recursos, y sincronización automática con el avance real de obra.
- Foco Prevención: Gestiona integralmente la seguridad y salud ocupacional con programas de prevención de riesgos, registro de accidentes e incidentes, control de capacitaciones SST, inspecciones de seguridad, y permisos de trabajo automatizados.
- Foco Calidad: Asegura los estándares de control en la calidad de obra y construcción, en cada etapa del proyecto con protocolos de inspección y recepción, registro de no conformidades, gestión de pruebas y ensayos, y documentación técnica centralizada.
Dé el siguiente paso hacia la transformación digital de tu empresa constructora. Contáctanos y lleva tu gestión de construcción al siguiente nivel con Foco en Obra.
Conclusión
La automatización del control de contratistas y subcontratistas en la construcción no es solo una tendencia tecnológica, sino una necesidad imperativa para las empresas constructoras que buscan eficiencia operativa, cumplimiento normativo riguroso y competitividad sostenible en el mercado actual.
Implementar un sistema integral como Foco en Obra permite transformar procesos manuales propensos a errores en flujos de trabajo automatizados que garantizan trazabilidad completa, reducen riesgos legales y optimizan la rentabilidad de cada proyecto.
La inversión en digitalización de estos procesos se traduce en ahorro de tiempo, reducción de costos administrativos, mejora en la seguridad laboral y fundamentalmente, en la capacidad de gestionar proyectos cada vez más complejos con mayor control y transparencia.
