En Chile, tanto las empresas como las personas naturales necesitan la validación de la Dirección de Trabajo (DT) para realizar actividades que demanden una firma digital auténtica en el ámbito laboral. Esta Firma Electrónica se encuentra regulada por la Ley N. 19.799, referente a documentos y firmas electrónicas, y siempre se asocia a un archivo específico, emitido por un remitente y recibido por un destinatario. Según la ORD. N°2901 de la DT, la firma de documentos derivados de las relaciones laborales puede procederse electrónicamente sin impedimentos legales.
Además, conforme al artículo 3° de la Ley 19.799, los contratos formalizados mediante Firma Electrónica son igual de válidos y producen los mismos efectos legales que los contratos redactados en papel, a menos que la ley establezca requisitos especiales, como la presencia física de alguna de las partes.
El procedimiento para obtener una firma digital validada por la DT puede variar en función del tipo de entidad y del uso que se pretenda dar a la firma.
¿Qué es una firma digital validada y sus beneficios?
Una firma digital validada por la DT es un esquema criptográfico que permite verificar de manera segura el origen e integridad de documentos electrónicos. Para acceder a esta herramienta de verificación, las empresas y personas naturales en Chile necesitan solicitar la validación a la DT, para que la firma digital esté asociada a un Número de Identificación Tributaria (RUT) y tenga validez legal. Esto permitirá utilizar la firma para firmar y verificar documentos electrónicos.
Los beneficios de contar con una firma digital validada son muchos; permite intercambiar documentos seguros, realizar transacciones digitales, almacenar información de forma segura, cumplir con obligaciones legales y mucho más.
Te puede interesar Ventajas de la Firma electrónica validada por la DT
Foco en Obra y la firma electrónica validada por la DT
En Foco en Obra, proporcionamos la alternativa de usar una Firma Electrónica Simple para la suscripción de documentos, avalada por la certificación de la DT, asegurando así que no existan obstáculos legales para su uso. Esto garantiza la total conformidad con la ley y destierra cualquier temor jurídico en relación a su aplicación.
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Consideraciones importantes para la implementación de la firma electrónica simple
Para implementar con éxito el proceso en la plataforma, hay varias consideraciones esenciales que deben seguirse rigurosamente, basadas en los puntos destacados de la ORD. N°0789/15:
Cumplimiento Normativo y Eficiencia
La ley exige mantener la documentación laboral en los lugares de trabajo. Sin embargo, permite la modernización y eficiencia a través de procesos digitales, siempre que cumplan con los requisitos legales y faciliten la supervisión.
Consentimiento y Seguridad
Para utilizar la documentación laboral y la firma de documentos electrónicos, incluyendo contratos de trabajo, se debe obtener el consentimiento de los trabajadores y solicitarles su correo electrónico personal. Además, deben seguirse procedimientos específicos para garantizar la seguridad y accesibilidad de los documentos electrónicos.
Cláusulas para el uso de la Firma Electrónica Simple
Aquí se presentan ejemplos de cláusulas que deben incluirse en el Contrato o Anexo:
Correo Personal
El trabajador autoriza el envío de documentación laboral a su correo personal.
Envío de Documentación
El trabajador acepta que la documentación laboral sea enviada de manera electrónica a su correo personal. Además, autoriza a la empresa para enviar información corporativa a este correo.
Firma Electrónica de Documentos Laborales
El Empleador ha implementado un nuevo sistema de firma electrónica de documentos. El Trabajador podrá firmar todo tipo de documentos laborales a través de su Firma Electrónica Simple, conforme al sistema implementado por la empresa.
Ámbito de Aplicación
La Firma Electrónica se puede aplicar en una variedad de documentos laborales, incluyendo contratos de trabajo y sus modificaciones, comprobantes de descuento de remuneraciones, acuerdos para horas extraordinarias, comprobantes de feriado y el reglamento interno de la empresa.
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Eliminación de Copias en Papel
No es necesario mantener copias en papel de la documentación cuando se gestiona electrónicamente.
Conclusión
En resumen, la firma electrónica validada por la DT en Chile ofrece una gran cantidad de beneficios para las empresas y los individuos, permitiendo la verificación segura de documentos, la realización de transacciones digitales y el cumplimiento con las obligaciones legales de manera más eficiente. Sin embargo, es esencial tener en cuenta los requisitos legales y las consideraciones de seguridad al implementar este sistema. Desde el consentimiento de los trabajadores hasta la eliminación segura de copias en papel, el manejo adecuado de la firma electrónica puede garantizar la legalidad y la eficiencia en las operaciones laborales.
