Los proyectos de construcción son una de las empresas más arriesgadas y difíciles de gestionar. El control de costos es uno de los mayores retos a los que se puede enfrentar un particular u organización en lo que respecta a un proyecto.

Los proyectos suelen ejecutarse a lo largo de periodos largos, y los costos pueden salirse fácilmente de lo planificado. Si no se gestionan adecuadamente, el coste de un proyecto puede fácilmente superar lo presupuestado, llevando a particulares y organizaciones a bajos o nulos retornos.

En un proyecto de construcción, hay diversos factores que pueden afectar a los costos, y muchos de ellos son imprevisibles. Circunstancias imprevistas como la indisponibilidad de materiales o mano de obra, cambios en la normativa y otras condiciones del mercado o país pueden aumentar los costos de forma drástica. Por consiguiente, es importante disponer de un plan de control bien estructurado para gestionar los costos.

¿Cuál es la definición de un proceso de gestión de costos y su importancia?

El proceso de gestión de costos implica la planificación estratégica y la estimación de los costos futuros de un proyecto, seguido de la elaboración de un presupuesto detallado. Posteriormente, se realiza un seguimiento (al menos una vez al mes) para garantizar que los gastos reales se mantienen lo más cerca posible de las cifras presupuestadas inicialmente y de acuerdo a lo realmente ejecutado.

Es de suma importancia ya que posibilita establecer la factibilidad financiera del proyecto, identificar las necesidades de financiamiento, asumir las desviaciones a la fecha de control y asumir los riesgos y anticipar ventajas que se obtendrían con cambios de estrategia.

Etapas claves en la administración de costos 

En la gestión eficiente de costos de un proyecto de construcción, existen fases esenciales que se deben tener en cuenta para garantizar una ejecución exitosa. Estas etapas son fundamentales para mantener los costos bajo control, prever desafíos y tomar decisiones informadas.

Estimación inicial de costos

El primer paso para controlar los costos de un proyecto de construcción es realizar una estimación inicial de costos. Esto ayudará a identificar el coste potencial de todo el proyecto. Es importante tener en cuenta todos los aspectos del proyecto, como materiales, mano de obra, equipos, plazo, gastos generales, emplazamiento y otros costos indirectos como lo pueden ser los permisos y seguros asociados.
La estimación inicial debe utilizarse como punto de referencia para los futuros controles y saber si el proyecto va por buen camino o si los costos superan lo presupuestado.

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Desarrollo del calendario del proyecto

Una vez completada la estimación de costos, el siguiente paso es elaborar una planificación del proyecto, con el consecuente calendario del proyecto. Un calendario del proyecto organiza el proyecto de construcción en etapas con fechas de inicio y término. El calendario también debe incluir una lista de los recursos necesarios y su disponibilidad. El calendario proporciona un marco general para el control y el seguimiento del proyecto de construcción desde la perspectiva presupuestaria y de progreso,  y así detectar cualquier sobrecosto o atraso.

Gestión de recursos

La gestión de recursos desempeña un papel crucial en el control de costos. La clave del éxito de la gestión de recursos consiste en ser proactivo y planificar con antelación. Comprender los costos asociados a cada recurso es esencial para evitar sorpresas.Acá es clave la experiencia de anteriores proyectos para poder cubicar correctamente el proyecto y realizar cotizaciones actualizadas para los precios vigentes del mercado.

Cuando los recursos no se gestionan adecuadamente, pueden consumir el presupuesto del proyecto y provocar retrasos. Es importante, por tanto, asignar los recursos de forma que se evite cualquier desperdicio y se maximice su utilización.

Gestión del cambio y del riesgo

Los cambios imprevistos y los riesgos siempre formarán parte de un proyecto de construcción. Por consiguiente, es importante ser proactivos en la gestión de tales cambios. Debe existir un plan de gestión del cambio para evaluar el impacto de estos en los costos del proyecto e identificar los riesgos asociados a dichos cambios. El plan también debe establecer protocolos que ayuden a minimizar el impacto de los cambios y los riesgos asociados. 

Una buena práctica es establecer desde un inicio el procedimiento formal para los cambios de proyecto, como proceder y qué hacer cuando estos impactan al costo y/o al plazo del proyecto.

Seguimiento y control

El seguimiento y control periódicos son esenciales para mantener los costos del proyecto en línea y tener la tranquilidad de que todo esta según lo planificado y presupuestado. Esto ayudará a identificar cualquier sobrecoste potencial en una fase temprana, permitiendo tomar medidas correctivas. El seguimiento y control también deben implicar el seguimiento de los progresos del proyecto (avance) y los recursos que se utilizan. Esto ayudará a identificar las áreas en las que se pueden reducir costos o tomar medidas para evitar retrasos.

Una de las mejores prácticas es la de aplicar mensualmente el método del valor ganado al control presupuestario, y así determinar, el real resultado del proyecto a la fecha, y una nueva proyección a término (de costos y plazo) ajustada a esta realidad. 

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La digitalización es un factor clave para la gestión de costos

La implementación de software puede significar una disminución significativa en los tiempos de preparación, estandarización de la reglas de control empresa, y la eliminación del riesgo de no evaluar correctamente el proyecto a la fecha de control. Las consecuencias de mal evaluar el control de costos, son aumentos repentinos del costo, generalmente hacia finales del proyecto, lamentablemente algo muy recurrente en la actualidad debido a lo artesanal del proceso de control que viven muchos proyectos..

Implementación de un sistema eficiente para el control de costos

Un sistema eficaz de control de costos es esencial para asegurar que el proyecto se alinee con el presupuesto establecido y principalmente garantizar que el resultado informado a la fecha, es 100% fidedigno. Este sistema debería incluir procesos de control detallados para el seguimiento continuo de los gastos, análisis de rendimientos por cuenta de costo o actividad,  la identificación precisa de las variaciones y la implementación de acciones correctivas oportunas.

Foco en Obra y su módulo Foco Costos son herramientas esenciales que facilitan la administración y control de los costos en tus proyectos de construcción en cada una de sus etapas esenciales. Estos servicios permiten optimizar recursos, minimizando la carga laboral y reduciendo los gastos generales mediante la automatización de procesos.

Conclusión

Controlar los costos de un proyecto de construcción es un desafío significativo para cualquier individuo u organización. Este desafío requiere una estrategia de planificación meticulosa para supervisar y dirigir el proyecto de manera efectiva. Esta estrategia debe incorporar la estimación inicial de costos, la programación del proyecto, la gestión eficiente de recursos, la gestión proactiva de cambios y riesgos, así como el seguimiento y control regular. Al implementar estos pasos de manera rigurosa, es posible mantener los costos de un proyecto de construcción dentro de los límites razonables y previstos.