El control de costos en la gestión de proyectos es el proceso de monitoreo, control y optimización de los recursos financieros durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Esta tarea no solo se trata de gestión presupuestaria, sino de planificación, anticipación de riesgos financieros y aplicación de métodos para asegurar la rentabilidad y el éxito del proyecto.
En el mundo actual, donde los márgenes de error son cada vez más reducidos, el control de costos es una habilidad competitiva para gerentes de proyecto y empresas que deseen maximizar su eficiencia operativa y seguir siendo competitivas.
¿Qué es el control de costos en la gestión de proyectos?
Consiste en monitorear y administrar los recursos económicos del proyecto o presupuesto de obra, además de anticiparse a posibles amenazas financieras, como desviaciones de productividad, costos de materiales o retrasos.
Esta función generalmente recae en el director de obra, quien junto a su oficina técnica, controlan los costes reales, y adicional incluye la proyección de saldos y la anticipación de riesgos potenciales.
Los riesgos o imprevistos pueden causar demoras en los proyectos y, en ocasiones, generar costos adicionales, el contar con este análisis de riesgos permitirá estar preparado para estos inconvenientes y así ayudar a tu equipo a ahorrar tiempo y, posiblemente, recursos económicos.
¿Cuál es la importancia del control de costos?
¿Tu equipo enfrenta desafíos para cumplir con el alcance o el presupuesto establecido? Aquí es donde la gestión de costos en los proyectos de construcción se vuelve fundamental.
Aunque tu equipo logre mantenerse dentro de los límites presupuestarios en relación al avance real, esta estrategia puede ayudarte a optimizar aún más los recursos financieros, lo que resultará en un incremento de los ingresos.
Asimismo, ofrece una visión clara del gasto corporativo al determinar qué partidas o recursos generan mayores costos y qué proyecciones están incluidas en cada categoría, familia de recursos o partida.
La gestión de costos puede aplicarse inicialmente a nivel de proyectos o etapa del proyecto, para disminuir los costos de un grupo o etapa específica de actividades, con la expectativa de que la organización pueda incrementar sus beneficios de manera global.
¿Cuáles son los beneficios del control de costos?
Dentro de los principales beneficios de implementar un control de costos en la gestión de construcción están:
- Permite a las empresas preservar su estabilidad económica, asegurando la disponibilidad de recursos para actividades operativas, expansión y situaciones imprevistas.
- Facilita incrementar los márgenes de rentabilidad y destinar los recursos ahorrados hacia proyectos de crecimiento o nuevas alternativas de negocio al eliminar gastos superfluos.
- Promueve la distribución eficiente de recursos, garantizando que el capital se utilice en iniciativas prioritarias y en las necesidades operacionales importantes.
- Apoya a los directivos en la toma de decisiones estratégicas, abarcando desde políticas de fijación de costos hasta planes de penetración de mercado.
- Permite prever y controlar los riesgos económicos, disminuyendo las posibilidades de situaciones críticas originadas por un manejo presupuestario inadecuado.
¿Cuáles son los desafíos en el control de costos en la gestión de un proyecto?
Establecer y ejecutar un control de costos de obra puede enfrentar diversos obstáculos, a continuación, te mostramos los más importantes:
- Calcular los costes con precisión puede ser difícil, particularmente en sectores volátiles o en contextos de inestabilidad económica, estas proyecciones inexactas pueden derivar en sobrecostes presupuestarios.
- Además, confunden las iniciativas de seguimiento de gastos, ocasionando decisiones financieras equivocadas.
- El acatamiento de regulaciones frecuentemente conlleva costes extra que deben gestionarse para evitar problemas legales.
- La implantación de medidas de control de costes implica cambios en los procesos o en el comportamiento de la organización, a lo que se suelen oponer los trabajadores o los grupos de interés.
- Disminuir los costos manteniendo la calidad del producto o servicio representa un desafío complejo, sobre todo en los sectores altamente competitivos.
¿Cuáles son las técnicas del control de costos?
El control de costos puede implementarse en diferentes niveles organizacionales, aunque es particularmente útil a nivel de proyecto, donde facilita la evaluación y gestión efectiva de los gastos reales asociados a cada iniciativa, para mejorar el control de costos en tu negocio, sigue estos 5 pasos:
1. Planificar el presupuesto
El primer paso es elaborar un presupuesto detallado que refleje las estimaciones de gastos y la asignación eficiente de recursos.
Cuando generas un plan de proyecto bien detallado, las desviaciones presupuestarias se reducen, es decir, la diferencia entre lo presupuestado y lo real se minimiza.
Al desarrollar tu presupuesto, asegúrate de incluir:
- Cantidad de personas necesarias en el equipo de trabajo.
- Duración estimada para completar el proyecto.
- Recursos materiales requeridos.
Al estimar el tiempo y los recursos necesarios, procura mantener cierta flexibilidad en tu presupuesto. Siempre pueden surgir imprevistos y contratiempos que requieran extender los plazos o solicitar recursos adicionales.
2. Controlar todos los gastos
El segundo paso es darle seguimiento continuo a todos los gastos a medida que se van generando en el proyecto, identificar las desviaciones presupuestarias en el momento que ocurren permite tomar medidas correctivas de inmediato.
Es fundamental identificar si se está excediendo el presupuesto antes de finalizar el proyecto, si esperas hasta el final, ya habrás gastado los recursos y solo te servirá de lección para futuros proyectos.
Una forma de controlar los gastos es establecer puntos de control o hitos a lo largo del proyecto, en cada uno de estos puntos puedes consultar los gastos acumulados y comprobar que el proyecto se ajusta al presupuesto.
Si identificas sobrecostos en algún hito en particular, podrás hacer ajustes para disminuir costos en las etapas futuras.
3. Definir objetivos claros en el control de cambios
Es importante definir objetivos claros en la etapa de planificación, pero para asegurarte de que se cumplan, deberías de tener un sistema formal de control de cambios.
El control de cambios es un proceso estructurado para gestionar cualquier modificación propuesta por las partes interesadas que pueda surgir durante la ejecución del proyecto, este proceso evita que el alcance se desborde, al poder prever y controlar los cambios de manera sistemática, las etapas para establecer un sistema de control de cambios son:
- Inicio: El proceso inicia cuando alguna parte interesada solicita una modificación al proyecto, las peticiones pueden variar desde ajustes en el calendario hasta la incorporación de nuevos entregables.
- Evaluación: El responsable del proyecto o el líder de área examina los aspectos básicos de la solicitud, incluyendo los recursos requeridos, el impacto potencial y los destinatarios de la información, si la solicitud supera esta revisión inicial, se procede a la fase de análisis.
- Análisis: Durante esta etapa, el líder del proyecto evalúa la solicitud y decide si aprobarla o rechazarla, en ocasiones, puede existir un comité de control de cambios que participe en la revisión, el responsable comunica la decisión al equipo y, dependiendo de la magnitud del proyecto, puede documentar el cambio en un registro para mantener informadas a todas las partes interesadas.
- Implementación: La forma de implementar un cambio varía según la fase del proyecto, pero generalmente implica actualizar los cronogramas detallados y entregables, además de comunicar la información al equipo.
Es importante revisar el alcance para asegurar que las modificaciones no afecten significativamente los objetivos establecidos.
- Cierre: Una vez documentada, comunicada e implementada la solicitud, se procede a su cierre formal, se debe contar con un procedimiento de cierre establecido para que todos los miembros del equipo sepan dónde se encuentra la información y puedan acceder a ella posteriormente.
Un seguimiento riguroso de los cambios en tus proyectos aumenta significativamente las posibilidades de mantener el control de costos.
La previsión precisa del presupuesto y el éxito del proyecto requieren una gestión de obras cuidadosa en todas sus fases de gestión de proyectos de contrucción, aunque siempre surgirán desafíos imprevistos, contar con sistemas establecidos para manejarlos puede marcar la diferencia.
4. Administrar eficiente de tu tiempo
La gestión eficiente del tiempo es una técnica fundamental en el control de costos, ya que existe una relación directa entre la duración del proyecto y su costo total.
Cumplir con el calendario estimado es una de las formas más efectivas de evitar excesos presupuestarios.
Implementa técnicas de gestión del tiempo para mejorar la productividad y ayudar a los integrantes del equipo a completar sus tareas dentro de los plazos y el presupuesto establecidos.
Algunas técnicas efectivas de gestión del tiempo incluyen:
- Timeboxing: Esta técnica orientada a resultados consiste en completar el trabajo dentro de períodos predefinidos.
- Timeblocking: Es similar al timeboxing, pero en lugar de asignar tiempo a cada tarea individual, se reservan bloques específicos en el calendario para agrupar trabajos relacionados entre sí.
- Método Pomodoro: Esta técnica consiste en trabajar en intervalos cortos con descansos entre cada actividad.
- Empezar por lo más difícil: Inspirada en una célebre frase de Mark Twain, esta estrategia sugiere que si debes realizar algo desagradable, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana.
Este método te motiva a abordar primero las tareas más difíciles o complejas, antes de pasar a las menos importantes o urgentes.
- Principio de Pareto: Conocido también como la «regla del 80/20«, este principio establece que debes invertir el 20% de tu tiempo en el 80% de tus tareas, si logras completar el 80% de tus actividades de manera relativamente rápida, dispondrás de más tiempo para dedicar al 20% de tu trabajo que requiere el 80% de tu esfuerzo.
- Getting Things Done (GTD): David Allen desarrolló este método a principios de la década del 2000, según Allen, el primer paso para ser productivo es registrar todas tus tareas pendientes por escrito, al liberar tu mente y utilizar herramientas de gestión de tareas, puedes enfocarte en ejecutar acciones en lugar de recordar qué debes hacer.
Aunque pueda parecer contradictorio enfocarse en aumentar la productividad en la construcción al pensar en control de costos, el desempeño del proyecto es fundamental para el flujo de efectivo.
Si el equipo no es productivo, no cumplirá con los plazos establecidos, si el proyecto no cumple con los plazos, genera mayores costos, si el proyecto genera mayores costos, la organización experimenta una reducción en su flujo de efectivo.
5. Monitorear el valor generado
Monitorear el valor generado te permite proyectar el resultado financiero de un proyecto, este método de control de costos requiere ciertos conocimientos contables, pero te ayuda a comprender cuándo surgirán las desviaciones de costos y, fundamentalmente, a prevenir su ocurrencia en proyectos futuros.
El valor ganado representa la cantidad de trabajo efectivamente completado en un proyecto, para rastrear el valor ganado y determinar si estás en el camino correcto, debes multiplicar el porcentaje de trabajo completado por el presupuesto del proyecto. Sigue estos pasos para calcular el valor ganado:
- Paso 1: Establece el porcentaje de avance de cada tarea.
- Paso 2: Calcula el valor planificado (VP) o el costo presupuestado del trabajo planificado, este representa el presupuesto autorizado destinado para realizar el trabajo programado.
- Paso 3: Determina el valor ganado (VG) o el costo presupuestado del trabajo efectivamente realizado, esto indica la cantidad de trabajo que se ha completado realmente.
- Paso 4: Identifica el costo real (CR) o el costo efectivo del trabajo realizado, muestra cuánto dinero se ha invertido en el trabajo ya completado.
- Paso 5: Determina la variación de costo (VC) restando el costo real del valor ganado (VC = VG – CR).
- Paso 6: Analiza los resultados obtenidos.
Los primeros tres pasos requieren recopilar datos sobre los costos del proyecto, mientras que los últimos tres implican realizar cálculos y análisis, la variación de costo refleja el estado financiero del proyecto.
En el control de costos, la variación o VC es el indicador que muestra si la tasa de ejecución del proyecto se mantiene dentro del presupuesto.
Una VC negativa señala que el proyecto está excediendo el presupuesto asignado, es importante que se implemente un programa de presupuestos de obra que permita identificar rápidamente las desviaciones y tomar medidas correctivas inmediatas para mantener la viabilidad financiera del proyecto.
Supervisión de gastos en la gestión de proyectos en obras
La supervisión de gastos es un elemento fundamental en la administración financiera de proyectos.
Cuando el proyecto comienza su ejecución, resulta esencial vigilar y regular los gastos para prevenir excesos presupuestarios y variaciones respecto al plan financiero.
Este proceso requiere el seguimiento de los gastos efectivos, su comparación con las cifras presupuestadas y la aplicación de medidas correctoras siempre que sea preciso.
Ejemplo práctico del control de costos en proyectos de construcción
Supongamos que el contratista que dirige la edificación de un complejo de oficinas, al principio, su cálculo financiero establece que necesitará 10 millones de presupuesto.
No obstante, durante la ejecución del proyecto, nota que los precios de los materiales se incrementan por problemas inesperados en el abastecimiento, sin un control presupuestario adecuado, esto resultaría en una desviación importante del presupuesto.
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Con el módulo Foco Costos, podrás:
- Monitorear tu presupuesto: Mantén el control de costos y presupuestos de obra, identificando desviaciones antes de que se conviertan en problemas mayores.
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- Generar reportes automáticos: Obtén informes detallados sobre el estado de tus costos, variaciones presupuestarias y proyecciones financieras con solo unos clics.
- Tomar decisiones informadas: Accede a datos actualizados y análisis precisos que te permitan anticipar riesgos y ajustar estrategias oportunamente.
- Genera alertas y reportes automáticos en tiempo real.
- Simplificar la administración financiera: Reduce el tiempo dedicado a tareas manuales y enfócate en lo que realmente importa: el éxito de tus proyectos.
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Conclusión
El control de costos es un pilar fundamental en la gestión exitosa de proyectos, especialmente en el sector de la construcción.
A través de una planificación rigurosa, el seguimiento continuo del presupuesto, la gestión eficiente del tiempo y el monitoreo del valor ganado, los equipos pueden mantener sus proyectos dentro de los límites financieros establecidos.
La implementación de herramientas tecnológicas y metodologías probadas no solo facilita la detección temprana de desviaciones presupuestarias, sino que también permite tomar decisiones informadas y oportunas.
Al anticiparse a los riesgos financieros y mantener un control constante sobre los recursos, las empresas pueden garantizar la rentabilidad de sus proyectos y el éxito a largo plazo de sus operaciones.
