Los contratistas forman parte de casi todas las obras de construcción, pero también concentran buena parte de sus riesgos.
Cuando la empresa mandante no ordena cómo los selecciona, habilita y supervisa, aumentan los accidentes, las paralizaciones y las contingencias legales, un modelo de gestión de contratistas permite controlar ese riesgo de forma sistemática.
En este blog te explicamos en qué consiste un modelo de gestión de contratistas, cuáles son sus etapas, cómo convertirlo en un procedimiento de control, qué indicadores usar para medirlo y qué errores evitar para que mejore la seguridad y la productividad de tu obra.
¿Qué es un modelo de gestión de contratistas?
Un modelo de gestión de contratistas es un conjunto ordenado de procesos, requisitos, responsables e indicadores que una empresa mandante utiliza para seleccionar, habilitar, supervisar y evaluar a las empresas externas que trabajan para ella.
La gestión de contratistas abarca todos los procesos vinculados con la compra de bienes o servicios a un tercero, sea persona natural o jurídica, contratado para ejecutar una actividad específica.
El objetivo va más allá del cumplimiento legal, las empresas contratantes buscan asegurar el abastecimiento mediante aliados que trabajen con el menor impacto posible sobre las personas y el entorno, un buen modelo responde a cinco preguntas clave:
- ¿Qué le exiges al contratista? Requisitos legales, de seguridad, ambientales, técnicos y financieros.
- ¿Cómo lo seleccionas? Criterios objetivos de evaluación que incluyan el desempeño en seguridad y no solo el precio.
- ¿Cómo lo habilitas? Acreditación documental, inducción y autorización de ingreso.
- ¿Cómo lo controlas durante la ejecución? Inspecciones, indicadores, reuniones de seguimiento y renovación de documentos.
- ¿Cómo cierras el contrato? Recepción del servicio, revisión de obligaciones pendientes y evaluación final.
¿Por qué necesitas un modelo de gestión de contratistas?
Estas son las razones por las que las empresas constructoras deben tener un modelo de gestión de contratistas:
Los contratistas concentran riesgos que la empresa constructora no siempre ve
A veces, para ganar licitaciones con precios bajos, los contratistas aceptan trabajar en condiciones inseguras.
En otros casos, el cliente presiona para terminar antes del plazo y los contratistas omiten controles que evaden controles de seguridad, lo que eleva el riesgo de lesiones graves, enfermedades crónicas e incluso la muerte.
La responsabilidad legal alcanza a la empresa mandante en Chile
La empresa que contrata no se desliga de lo que ocurre con los trabajadores de sus contratistas.
La legislación chilena la hace responsable de ciertas obligaciones laborales, previsionales y de seguridad.
La Ley 20.123 regula el trabajo en régimen de subcontratación, entre otras modificaciones, incorporó el DS 76 los regula a la Ley 16.744, que obliga a la empresa principal a vigilar que sus contratistas y subcontratistas cumplan la normativa de higiene y seguridad.
Para ello, cuando el total de trabajadores en la obra, faena o servicio supera los 50, la empresa principal debe implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que abarque a todos los trabajadores, sin importar de qué empresa dependan.
El mismo artículo dispuso que un reglamento regulará este sistema, junto con el Comité Paritario de Faena y el Departamento de Prevención de Riesgos de Faena, ese reglamento es el Decreto Supremo 76 de 2006, que establece cuándo deben constituirse estas instancias y cómo deben funcionar.
A este marco se suma el Decreto Supremo 44, que actualizó el reglamento general de prevención de riesgos laborales. Se publicó el 27 de julio de 2024, rige desde el 1 de febrero de 2025 y reemplazó a los decretos supremos 40 y 54, ambos de 1969.
Los incidentes detienen la obra
Cada accidente laboral no solo afecta a una persona, sino también paraliza actividades, obliga a investigar, genera retrasos y encarece seguros, por eso la seguridad y la productividad no compiten entre sí: van de la mano.
¿Cómo mejora la productividad un modelo de gestión de contratistas?
En construcción, muchos retrasos se originan en la relación con los contratistas, indicar que es más por el papeleo inicial : personal que llega sin acreditar, equipos que no corresponden a lo ofertado o trabajos que deben rehacerse.
A esto se suman los accidentes, porque cada uno implica días perdidos, reemplazos, investigaciones y, en ocasiones, la detención de la faena. Además, una alta siniestralidad suele encarecer los seguros y las cotizaciones del contratista, y ese costo termina reflejándose en sus ofertas.
Un modelo de gestión de contratistas reduce estas pérdidas porque selecciona a los contratistas por su experiencia y desempeño en seguridad, planifica la acreditación antes del inicio de los trabajos y mantiene un control continuo que permite corregir las desviaciones antes de que se conviertan en atrasos, una de las claves para evitar retrasos en la construcción.
¿Cuáles son las etapas de un modelo de gestión de contratistas?
A continuación te mostramos las etapas del modelo de gestión de contratistas que debes considerar:
1. Planificación y definición de requisitos
Se deben definir las condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo que exige cada actividad de la planificación del proyecto de construcción, se identifica su nivel de riesgo y se obtienen los requisitos básicos y específicos para licitar con contratistas en igualdad de condiciones.
En esta etapa te recomendamos:
- Identificar los peligros vs. riesgos de cada actividad que vas a externalizar.
- Clasificar los contratos según su complejidad e impacto, apoyándote en un análisis de riesgo de cada actividad.
- Dejar por escrito los requisitos documentales, técnicos, de seguridad y ambientales en las bases del contrato.
2. Evaluación y selección
Si el contratista ya trabajó antes para la empresa, se deben revisar sus evaluaciones integrales previas, se arma una tabla comparativa y se elige al de mayor puntaje, el precio no debe ser el único criterio.
Incluye en tu evaluación la experiencia en trabajos similares, los indicadores históricos de accidentabilidad, la existencia de un sistema de gestión de SST y de un programa de prevención de riesgos, y la capacidad financiera.
3. Movilización, acreditación e inducción
Es una de las etapas más críticas, porque la presión por empezar los trabajos es alta, para evitarlos, conviene seguir tres pasos:
- Reunión de pre-arranque: el administrador o gestor de contrato de la empresa contratante revisa con el contratista los hitos, la dotación de personal, los KPIs en construcción, los riesgos, los requisitos de seguridad y el plan de implementación.
- Ejecución del plan de implementación: el contratista obtiene los permisos, acredita y credencializa a su personal, completa las inducciones y moviliza sus equipos, cada actividad debe tener fecha de inicio y término, un responsable y un estado de avance.
- Reunión de arranque: ambas partes verifican que se cumplió todo lo acordado y firman el acta de inicio del contrato
4. Ejecución y control
Una vez que el contratista está en obra, el control de las empresas contratistas debe ser continuo, estas son las principales herramientas:
- Revisión mensual de recursos: se verifica que los perfiles, equipos e insumos en terreno correspondan a lo ofertado.
- Monitoreo de la situación del contrato: el contratista presenta un informe de gestión que abarca ocho ámbitos: seguridad y salud ocupacional; medio ambiente y comunidad; control de subcontratistas; operacional; financiero; legal; cultura y liderazgo; y la productividad en la construcción y en el control de costos en construcción.
Cada ámbito se califica con un semáforo: rojo para desviaciones significativas, amarillo para desviaciones menores y verde para cumplimiento, el informe es mensual en los contratos de mayor impacto y trimestral en el resto.
- Diálogos de desempeño: son reuniones obligatorias en las que se analizan las desviaciones respecto del programa de trabajo y de los KPI, en ellas se acuerda un plan de cierre de brechas con tareas, responsables y plazos.
- Control laboral y previsional: en los contratos con personal en terreno, el contratista debe entregar cada mes, a más tardar el día 20, la documentación laboral y previsional de sus trabajadores, incluido el certificado F30-1 de la Dirección del Trabajo en Chile.
Este control permite a la empresa principal ejercer su derecho de información y de retención de pagos que establece la Ley 20.123 de Subcontratación, así, su responsabilidad frente a los trabajadores del contratista queda limitada a subsidiaria y no pasa a ser solidaria.
- Cierres parciales: en los contratos de más de seis meses, no deben pasar más de seis meses sin un cierre parcial que registre los acuerdos y las controversias pendientes.
5. Desmovilización, evaluación y cierre
El cierre también exige control, se deben verificar el cumplimiento de plazos y alcance, el estado financiero, los informes técnicos y los aportes entre las partes.
Revisar además que el contratista haya pagado sus obligaciones laborales y previsionales y que no tenga deudas con sus trabajadores o subcontratistas, si hay incumplimientos, el mandante puede retener la boleta de garantía.
Finalmente, se realiza la evaluación de desempeño final, al terminar el trabajo, el contratista se evalúa de forma integral según los criterios e indicadores definidos previamente, considerando SST, calidad de la obra y construcción y el medio ambiente, esa evaluación alimenta la siguiente licitación y cierra el ciclo de mejora continua.
¿Cómo diseñar un procedimiento de control de contratistas?
El modelo es la estrategia, el procedimiento de control de contratistas y subcontratistas es el documento operativo que le dice a cada persona qué hacer, cuándo y con qué registros, te recomendamos que incluya, como mínimo, los siguientes elementos:
1. Objetivo, alcance y responsables
Define a qué contratos aplica (con o sin personal en obra, por monto o por nivel de riesgo) y quién hace qué, normalmente participan el administrador de contrato, el área de prevención de riesgos laborales, el área de recursos humanos o control laboral y el supervisor de terreno.
2. Requisitos documentales por tipo de contrato
Elabora una matriz con los documentos que exiges a la empresa, a cada trabajador y a cada equipo o vehículo, entre los más comunes están los contratos de trabajo, el pago de cotizaciones previsionales, los seguros obligatorios, los certificados de capacitación en prevención de riesgos, las inducciones, los exámenes de salud ocupacional y la documentación técnica de la maquinaria.
3. Control de vigencia y renovación
Uno de los errores más frecuentes es revisar los documentos al inicio y no volver a mirarlos, muchos certificados, licencias y seguros vencen durante el contrato.
Tu procedimiento debe establecer revisiones periódicas (mensuales o quincenales) y alertas antes de cada vencimiento.
4. Control de acceso
Para Foco en Obra, la acreditación de cada trabajador es un requisito indispensable antes de pisar la obra, define cómo tu equipo de terreno sabrá, en tiempo real, quién está habilitado y quién tiene documentos pendientes. Más adelante hablaremos cómo nuestra plataforma te ayuda a tener un mejor control en este tema.
5. Gestión de cambios de personal y equipos
Los contratistas rotan personal constantemente, tu procedimiento debe indicar cómo se informa un ingreso o una salida y qué documentos debe presentar cada persona nueva antes de trabajar.
6. Inspecciones, observaciones y sanciones
Establece la frecuencia de las inspecciones de seguridad, exige un análisis de trabajo seguro antes de las tareas críticas, define cómo se registran las observaciones, qué plazos tiene el contratista para corregirlas y qué medidas se aplican si no cumple, como la suspensión de la tarea o el registro en su evaluación.
7. Gestión de accidentes e incidentes
Define cómo el contratista debe reportar un accidente o incidente, quién investiga, cómo se registran las acciones correctivas y quién verifica su cierre.
8. Vínculo con los pagos
Cada estado de pago debe incluir un informe laboral que certifique que el contratista está al día con sus obligaciones laborales y previsionales, vincular el cumplimiento con el pago es una de las formas más efectivas de mantener la disciplina documental.
¿Cuáles son los indicadores para medir tu modelo de gestión de contratistas?
Estos son algunos indicadores útiles para evaluar si tu modelo de gestión de contratistas está funcionando:
- Índice de frecuencia de incidentes con lesión: mide cuántos incidentes con lesión ocurren en relación con las horas trabajadas, se calcula dividiendo el número de incidentes con lesión del periodo por las horas hombre trabajadas y multiplicando el resultado por un factor fijo, habitualmente 1.000.000.
Para una visión completa, conviene también calcular la gravedad de los accidentes según los días perdidos.
- Índice de frecuencia de incidentes sin lesión: registra los incidentes que no causaron daño a las personas (de ahí la importancia de entender la diferencia entre incidente vs. accidente).
Se calcula igual que el anterior: se divide el número de incidentes sin lesión del periodo por las horas hombre trabajadas y el resultado se multiplica por 1.000.000, un aumento no siempre es negativo, porque puede indicar que los trabajadores reportan más y que la cultura de seguridad está mejorando.
- Disponibilidad del servicio: relación entre el tiempo efectivo de trabajo y el tiempo disponible, descontando las paradas no programadas.
- Porcentaje de cumplimiento documental: proporción de contratistas y trabajadores que tienen toda su documentación vigente.
- Tiempo promedio de acreditación: número de días que tarda un contratista en quedar habilitado para ingresar a la obra.
- Porcentaje de implementación del modelo: grado en que se aplican los procesos del modelo, medido mediante auditorías internas periódicas, por ejemplo cada trimestre.
¿Cuáles son los errores comunes que debes evitar?
Muchas empresas constructoras tienen un modelo de gestión de contratistas en el papel, pero no logran aplicarlo bien en la práctica, estos son los errores más comunes que debes evitar:
- Tratar la acreditación como un evento único: Los documentos vencen y el personal cambia durante la obra, por lo que el control debe ser continuo y no solo al inicio del contrato.
- Gestionar todo por correo, mensajería y carpetas físicas: Sin un registro centralizado no sabes quién revisó, aprobó u observó cada documento, y la información se pierde con facilidad.
- Elegir al contratista solo por precio: Una oferta muy baja puede esconder condiciones inseguras, personal sin experiencia o incumplimientos laborales que terminan costando mucho más.
- No involucrar a la alta dirección: Si la gerencia no entiende el modelo ni lo respalda con personal y recursos, el compromiso disminuye con rapidez y el modelo queda a medio implementar.
- Olvidar a los subcontratistas: El control no termina en el contratista principal, si él subcontrata parte del trabajo, esas empresas también deben cumplir los requisitos de seguridad, documentación y obligaciones laborales, por eso el control de subcontratos en obra debe formar parte del procedimiento.
- No cerrar el ciclo con una evaluación: Si no evalúas el desempeño al final del contrato, vuelves a contratar a las mismas empresas sin saber cómo trabajaron.
¿Cómo la tecnología hace sostenible tu modelo de gestión de contratistas?
Diseñar el modelo es fácil; lo difícil es sostenerlo obra tras obra y mes tras mes, con decenas de contratistas y cientos de documentos que vencen en fechas distintas.
Cuando este control se hace con planillas, correos y carpetas físicas, los vencimientos se pasan por alto, la información queda dispersa y nadie sabe con certeza quién está habilitado para trabajar.
Un software de control de contratistas resuelve estos problemas: centraliza la documentación, envía alertas antes de cada vencimiento, deja registro de quién revisó y aprobó cada documento y permite al equipo de terreno consultar en tiempo real el estado de cada trabajador.
Con ese objetivo, Foco en Obra desarrolló su software de Gestión y Control de Contratistas, su módulo Foco Acredita está pensado para cubrir todo el ciclo de vida del contratista
Te permite controlar, la digitalización de la construcción, centralizar y mantener vigente la documentación de contratistas y subcontratistas desde un solo lugar y en tiempo real, la plataforma funciona con dos portales:
- Submódulo Mandante: incluye plantillas de acreditación reutilizables, un directorio global de contratistas con control por proyecto, alertas de documentos por vencer o vencidos, revisión y aprobación por responsable, y un tablero de vigencia con historial auditable.
- Portal Contratista: el contratista accede por invitación, sin instalar nada, carga sus documentos paso a paso, administra su nómina de trabajadores, vehículos y maquinaria, y recibe alertas para gestionar sus propias renovaciones.
Foco Acredita organiza el control en los mismos momentos que describe un buen modelo de gestión: la carpeta de arranque con la documentación base, el control periódico mensual o quincenal, los anexos por rotación de personal o maquinaria, la renovación de documentos y los requerimientos adicionales del mandante.
Todo queda en un solo flujo, con mensajería integrada y firma electrónica validada por la Dirección del Trabajo, sin depender del correo ni de la mensajería instantánea.
El resultado: tu equipo de terreno sabe en todo momento quién está habilitado para trabajar, tu área de prevención en la construcción deja de perder horas en seguimientos por correo y tu empresa queda preparada ante cualquier fiscalización, cumpliendo con las exigencias del Decreto Supremo N° 44 para el control de contratistas.
Además, complementa el control documental con un módulo de evaluación de desempeño que mide calidad, seguridad y cumplimiento de plazos en terreno, así cierras el ciclo con información objetiva para decidir si renuevas o no un contrato.
¿Quieres ver cómo funciona en tu obra? Contáctanos agregar mi número: +56 9 6716 4345 y que no solo es para constructoras, sino para todo rubro que quiera digitalizar sus documentos de prevención. y agenda una demo del software para la construcción de Foco en Obra.
Conclusión
Un modelo de gestión de contratistas no es un trámite documental, es una herramienta que protege a los trabajadores, reduce la exposición legal de la empresa mandante y evita las detenciones que encarecen y retrasan la obra.
Su valor depende de que se aplique en todo el ciclo del contrato: desde la definición de requisitos hasta la evaluación final, incluidos los subcontratistas.
Para lograrlo, la empresa necesita el respaldo de la alta dirección, un control continuo y un registro centralizado que permita sostener el modelo obra tras obra, así, la seguridad y la productividad dejan de competir y se refuerzan mutuamente.
