El control de gestión es un sistema que convierte datos en acciones estratégicas, una herramienta gerencial que hace más que solo observar, no son indicadores ni un proceso exclusivo para la alta dirección, sino para toda la empresa.
Su importancia se basa en sincronizar las actividades del día a día con las metas estratégicas y permite tomar decisiones fundamentadas en datos concretos a través de las 5 etapas fundamentales que son definición de objetivos, asignación de recursos, implementación, medición y ajuste.
¿Qué es el control de gestión?
El control de gestión moderno es un instrumento de apoyo a la dirección que recoge información periódica de las áreas clave de la empresa, es un sistema organizado, medible y estandarizado para modificar futuras acciones.
Este sistema debe entenderse como un instrumento directivo con capacidad de transformar el futuro organizacional.
Opera siempre con información periódica, fundamentalmente cuantitativa, de origen tanto interno (contable/financiero/operaciones) como externo (mercado/clientes).
Su enfoque es global, no detallista, que busca controlar resultados globales e intervenir por excepción.
Un error común es generar informes extensos llenos de datos que no permiten reconocer la información relevante, el control eficaz ha de integrar las variables más significativas, a modo de cuadro de alarmas que señalen dónde hay que profundizar.
Y este modelo se puede centrar en las partes más críticas para la generación de valor de la empresa.
Entendamos lo que no es control de gestión
Hay tres mitos sobre control de gestión que tergiversan su esencia y restringen su aplicación práctica a la dirección de empresas.
Mito 1: El control de gestión es un sistema de control
Muchos quieren controlar su empresa a través del control de gestión, si bien ayuda, no es lo que la define (más allá de la evaluación histórica de resultados).
El enfoque contemporáneo se centra en afectar el futuro (ex-ante) en lugar de analizar el pasado (ex-post), mejorando las posibilidades de lograr los resultados esperados.
Mito 2: El control de gestión son los indicadores de gestión
Los indicadores son buenos, pero no suficientes, el control de gestión es un sistema de dirección que integra más que indicadores.
Mito 3: El control de gestión es solo para la alta dirección
Aunque comienza en niveles superiores, un sistema efectivo debe extenderse a niveles intermedios y operativos mediante «desdoblamiento» o «redespliegue», y así se puede alinear toda la empresa con sus objetivos principales.
¿Por qué es importante el control de gestión en una empresa?
Su propósito principal es garantizar que las operaciones cotidianas se alineen con los objetivos estratégicos de la empresa y permitir decisiones informadas respaldadas por información concreta.
También permite valorar el aporte del personal en el logro de las metas, orientando y motivando el desempeño de grupos e individuos hacia resultados óptimos.
Un elemento adicional destacable es la capacidad de promover la interacción efectiva entre los diferentes departamentos empresariales mediante él control de gestión.
En este proceso se verifica si la elaboración de productos cumple con los requerimientos estándares o, en su defecto, determina los motivos de las irregularidades e impulsa medidas correctivas, estableciendo vínculos funcionales entre las áreas involucradas.
Estos beneficios, entre otros, la convierten en un componente esencial para alcanzar el éxito en cualquier empresa.
¿Cuáles son las fases esenciales del control de gestión?
El control de gestión está compuesto por las siguientes etapas fundamentales:
1. Establecer y programar metas
El punto inicial de todo sistema de control de gestión es definir tanto el objetivo general como los específicos para un periódo de tiempo determinado.
Además, se determina el seguimiento del cronograma para el cumplimiento de estas metas y por esto es importante elaborar un plan estratégico en la construcción para conseguirlas y se identifican las variables que servirán como indicadores de control.
2. Distribuir los recursos
Después de establecer las metas, es necesario asignar y ordenar los recursos disponibles para el proceso de control de gestión, tomando en cuenta elementos financieros, tecnológicos y de personal.
Asimismo, es indispensable establecer claramente las responsabilidades y funciones de cada persona involucrada en este proceso.
3. Ejecutar el sistema
En esta fase se pone en marcha el sistema de control de gestión, resulta fundamental que los encargados supervisen constantemente que la ejecución se desarrolle conforme al plan inicial para asegurar su efectividad y buen funcionamiento.
4. Analizar los resultados
Con los indicadores de control ya establecidos, se miden y comparan los resultados reales con los esperados inicialmente, esto permite conocer el grado de desviación, en más o en menos, y las causas que lo originan.
5. Realizar cambios
Finalmente, un buen sistema de control de gestión incluye realizar ajustes y cambios si los resultados no cumplen con las expectativas o se encuentran problemas en el proceso de implementación, el análisis sobre la posible necesidad de redefinir los objetivos y estrategias originales.
¿Cuáles son los indicadores para el control de gestión?
La implementación de los KPIs en la construcción (métricas de rendimiento) resulta fundamental para evaluar el rendimiento y productividad de las operaciones corporativas, podemos clasificarlos en:
Indicadores de evaluación
Estas métricas permiten verificar si las iniciativas empresariales están alineadas con los objetivos estratégicos establecidos por la empresa.
Estos parámetros suelen contemplar el contraste entre cifras reales y proyectadas, así como el análisis evolutivo temporal.
Indicadores de cumplimiento
Estas métricas aseguran que las actividades corporativas respeten tanto las directrices internas como la legislación vigente, son cruciales para mantener la integridad operativa y evitar problemas jurídicos o de imagen.
Indicadores de productividad
Los indicadores de productividad en la gestión de proyectos, son métricas se enfocan en la utilización óptima de recursos y el perfeccionamiento continuo de procedimientos.
Facilitan la identificación de áreas susceptibles de mejora para aumentar la eficiencia y disminuir los recursos necesarios, entre los parámetros más importantes se encuentran:
- Costo por unidad fabricada: define el costo total de producción por pieza, identificando áreas donde se pueden optimizar las inversiones.
- Duración del flujo operativo: es el tiempo total que se necesita para completar un proceso de principio a fin, ayudando a identificar cuellos de botella y oportunidades.
¿Cómo aplicar correctamente el control de gestión en una empresa?
La implementación de un sistema de control de gestión efectivo requiere establecer metas específicas y cuantificables, realizar seguimiento continuo de los resultados y responder con agilidad ante escenarios cambiantes, este proceso puede estructurarse en cuatro etapas principales:
1. Definición de parámetros y metodologías para evaluar el rendimiento
Los parámetros son medidas que se pueden cuantificar y que actúan como indicadores clave de desempeño (KPIs), ofreciendo un marco objetivo para que la dirección pueda evaluar de manera precisa el estado actual y el progreso de la empresa o organización.
2. Evaluación del rendimiento
Existen diversas técnicas que permiten controlar el rendimiento en la obra con mayor autonomía y precisión, tales como el monitoreo de costos o la evaluación de desempeño de calidad y entre otras técnicas más.
En donde estas técnicas atribuyen a una medición más efectiva del rendimiento, permitiendo el monitoreo y la valoración tanto del rendimiento presente como del futuro proyectado.
3. Evaluación del cumplimiento de estándares
Consiste en contrastar los datos obtenidos con los parámetros previamente establecidos, cuando el rendimiento coincide con lo esperado, indica un funcionamiento normal; en caso contrario, los directivos deberán aplicar ajustes correctivos.
4. Aplicación de ajustes correctivos
Cuando el rendimiento no alcanza el nivel esperado, es necesario implementar acciones correctivas que pueden modificar una o varias áreas operativas de la organización.
Resulta esencial lograr la participación de todo el personal en este proceso, proporcionándoles la información necesaria para entender la dinámica del negocio y su contribución al logro de las metas organizacionales.
¿Cuáles son las herramientas de control de gestión?
Existen varias metodologías que se pueden utilizar como herramientas de gestión organizacional, estas pretenden garantizar que las empresas sean capaces de transformarse y adaptarse para sobrevivir en el mundo global.
A continuación, presentamos algunas herramientas clave para alinear las estrategias en el control de ejecución de obras:
Cuadro de Mando Integral
El BSC(Balanced ScoreCard) o Cuadro de Mando Integral es una herramienta que ayuda a alinear los objetivos de la empresa en una estructura integrada, usa indicadores para medir el desempeño de las iniciativas y proyectos.
Desarrollado por Kaplan y Norton en 1992, su implementación mediante software facilita que la estrategia sea la base de todas las acciones.
Empowerment
Esta metodología pretende empoderar a los integrantes de la empresa para tomar decisiones sin depender de aprobaciones constantes. Implica informar y capacitar adecuadamente, realizar evaluaciones continuas, mejorando procesos y comprometiendo al personal.
Reingeniería de Procesos (BPR)
Implica el replanteamiento de los procesos de negocio para hacerlos más eficientes en costos, en tiempo o en calidad.
Implica el análisis de lo que funciona y lo que hay que cambiar, desde las áreas operativas hasta la planeación estratégica, un análisis fundamentado en datos evita tomar decisiones peligrosas.
Para implementar estos conceptos en el sector de la construcción, te invitamos a conocer nuestros consejos especializados para el control de costos que optimizarán la gestión de tus proyectos.
OKR (Objetivos y Resultados Clave)
Sistema cooperativo de objetivos que orienta los esfuerzos de toda la empresa hacia los puntos críticos.
Los objetivos: ¿Qué queremos lograr? deben ser impactantes y accionables, y los resultados clave miden ¿Cómo lo estamos logrando?, con métricas específicas y alcanzables.
Alineación Total
Metodología desarrollada por Riaz Khadem que integra alineación (todos remando en la misma dirección) e integración (todos trabajando juntos), requiere establecer un marco de referencia que integre visión, valores y estrategia para que todos los trabajadores estén alineados con estos elementos fundamentales.
4DX (4 Disciplinas de la Ejecución)
Enfoque para superar obstáculos en la implementación de estrategias mediante cuatro pasos:
- Enfocarse en lo crucialmente importante, seleccionando máximo dos objetivos clave.
- Actuar sobre medidas predictivas.
- Mantener un marcador visible del desempeño.
- Crear un sistema de rendición de cuentas mediante reuniones semanales.
Scaling Up
Metodología que plantea caminos estratégicos en cuatro áreas clave (personas, estrategia, ejecución y efectivo) para convertir empresas pequeñas en «gacelas» de alto crecimiento, alinea prioridades con la etapa de desarrollo empresarial, identificando necesidades distintas en cada nivel de ingresos.
Hoshin Kanri
Sistema japonés creado en los años 50 que propone que las metas de la empresa sean compartidas por todos los niveles, y que cada quien desde su puesto de trabajo contribuya con sus conocimientos, parte de la idea de que cada cual es experto en su labor y su aportación refuerza los objetivos comunes.
Impulsa tu control de gestión con Foco en Obra
¿Estás listo para implementar un sistema de control de obra en tu empresa constructora? El software para la construcción de Foco en Obra ofrece soluciones integrales que te permiten alcanzar tus objetivos empresariales, con los Módulos:
- Foco Costos: Optimiza la gestión financiera de tus proyectos con herramientas avanzadas para monitoreo presupuestario, cálculo de ROI y control de gastos por unidad. Transforma datos financieros en decisiones estratégicas que maximicen tu rentabilidad.
- Foco Productividad: Mejora la eficiencia operativa midiendo la duración de flujos de trabajo, identificando cuellos de botella y optimizando la productividad en obra. Implementa indicadores de construcción claves para supervisar el rendimiento real de tus equipos y procesos.
- Foco Planner: Te ayuda en la planificación y control de obra de construcción, alinea objetivos organizacionales con la ejecución diaria y mantén a todo tu equipo enfocado en las metas cruciales.
¡Contáctanos y solicita una demo hoy mismo y lleva tus proyectos al siguiente nivel!.
Conclusión
El control de gestión es un sistema gerencial estructurado que convierte datos en acciones estratégicas para ajustar las operaciones a los objetivos de la empresa.
Para su aplicación efectiva se necesita definir objetivos precisos, asignar recursos, ejecutar sistemáticamente, medir resultados y hacer ajustes.
Herramientas como Balanced Scorecard, OKRs, 4DX, Hoshin Kanri o los indicadores de medición, cumplimiento y productividad proporcionan marcos para que las empresas rastreen su desempeño y tomen decisiones informadas, el controller es la persona principal para coordinar estos esfuerzos.
Un sistema de control de gestión no sólo identifica desviaciones, sino que estimula la mejora continua, la adaptación al entorno competitivo y garantiza que todos en la empresa trabajen hacia los mismos objetivos, transformando las estrategias en resultados.
