En el mundo empresarial de hoy, el éxito de un proyecto se basa en la habilidad para controlar, medir y modificar el proceso en cualquier momento.
Los controles de proyecto son el sistema para monitorear las variables clave (tiempo, costo, recursos, calidad, alcance, riesgo) de un proyecto y asegurar que todo se desarrolle de acuerdo a lo planeado.
En esta guía integral aprenderás qué son estos controles, por qué son vitales para tu empresa, cómo aplicarlos en cada etapa del proyecto y qué herramientas te ayudarán a gestionarlos, especialmente en proyectos de construcción.
¿Qué son los controles de actividades de un proyecto?
Los controles de actividades de un proyecto son un conjunto de procesos, técnicas y herramientas que se utilizan para monitorear, medir y controlar el desempeño de los proyectos empresariales.
Su objetivo es controlar las seis restricciones vitales para el éxito de un proyecto: recursos, costos, tiempo, riesgo, calidad y alcance.
En la práctica, estos controles son como el sistema de navegación de tu empresa: te ayudan a mantenerte en el camino hacia tus metas, identificar desviaciones a tiempo y hacer correcciones antes de que los problemas crezcan.
¿En qué se diferencia los controles de actividades de un proyecto y gestión de proyectos?
Pero hay que diferenciar dos términos que a menudo se confunden:
Gestión de proyectos: es un término amplio que engloba todas las metodologías, técnicas y procesos para administrar un proyecto desde su inicio hasta su finalización. Implica liderar el equipo, comunicarse con las partes interesadas y entregar todos los resultados esperados.
Controles de proyecto: en cambio, se refieren a vigilar y ajustar elementos medibles del proyecto: cronograma, costos de construcción, recursos y calidad.
Su finalidad es suministrar información veraz para la toma de decisiones y mantener el proyecto dentro de los límites.
Los controles de actividad son una herramienta propia de la gestión de proyectos, enfocada en la parte cuantitativa, de medición.
¿Por qué es importante el control de actividades de un proyecto?
El crecimiento y permanencia de toda organización dependen considerablemente del control de actividades de un proyecto, este seguimiento resulta esencial en diversos ámbitos:
Preservación de la consistencia y el estándar en las operaciones
Es esencial para cumplir con las expectativas de los consumidores y sostener una posición favorable en el sector.
Evaluación del desempeño del personal
El seguimiento de tareas posibilita garantizar que las labores se ejecuten de forma puntual y eficaz, esto puede generar:
- Incremento en la productividad.
- Disminución de fallos en la fabricación de un producto.
- Aumento en la satisfacción de los clientes.
Identificación y resolución temprana de problemas
Un buen control de los procedimientos evita males mayores, al detectar a tiempo deficiencias, errores y desperdicios.
Gestión eficiente de recursos
Sin control de actividades, las empresas se exponen a consecuencias:
- Pérdidas económicas que podrían prevenirse con una vigilancia adecuada.
- Disminución de la calidad del servicio al cliente.
- Reducción significativamente la satisfacción del cliente.
¿Qué ventajas tiene hacer controles de actividad en tu empresa?
Implementar un sistema de control de actividades de proyecto en tu empresa te puede ofrecer muchos beneficios, estos son los principales:
Mayor eficiencia y productividad
Cuando conoces bien los procesos de tu empresa, puedes identificar y solucionar cualquier problema, esta transparencia puede traducirse en un mejor desempeño y una reducción de costos.
Mejorar la calidad de tus productos o servicios
Un sistema de control de tareas y procesos te permite controlar todo al detalle y asegurar que se mantengan altos estándares, esta supervisión continua puede mejorar la satisfacción del cliente y fidelizarlo a tu marca.
Cumplimiento de normativa legal vigente
Numerosos sectores tienen requisitos rigurosos que deben respetarse, mediante la adopción de un sistema de supervisión de tareas y procedimientos, puedes asegurar que tu empresa cumple con estos requisitos.
Establecer un sistema de supervisión de tareas puede facilitar que tu empresa funcione con mayor eficacia, optimice la calidad de sus ofertas, y garantice la adherencia a los estándares y reglamentos aplicables.
¿Donde se implementan los controles de actividades de un proyecto?
Para establecer controles de actividades efectivos, se necesita un enfoque sistemático ajustado a la naturaleza de cada proyecto; a continuación, se proporciona una guía práctica organizada por fases del proyecto:
Fase 1: Inicio del proyecto
El control del proyecto se inicia desde el primer día, a diferencia de lo que muchas personas piensan, no es una actividad que se inicia cuando el proyecto está en ejecución, estas son las principales actividades que se deben llevar a cabo en esta etapa:
- Define metas y objetivos medibles del proyecto.
- Crea un presupuesto inicial realista.
- Reconoce los riesgos potenciales de antemano.
- Crea un cronograma detallado preliminar con hitos principales.
- Establece los criterios de éxito del proyecto.
Fase 2: Planificación detallada
En esta etapa, tendrás que elaborar un plan maestro detallado sobre cómo distribuir los recursos, establecer los indicadores clave de rendimiento (KPIs) en la construcción u otras métricas para medir los resultados y el desempeño, y especificar cómo se estructurarán los reportes que recibirás, deberás implementar las herramientas tanto de presupuesto como de programación.
Fase 3: Implementación de controles durante la ejecución
En esta etapa del proyecto, tu responsabilidad fundamental consiste en asegurar que todas las actividades y procesos se desarrollen según lo planificado y alineados con los objetivos establecidos.
Para hacerlo bien, deberás de usar varias herramientas y mecanismos de control de proyecto, como evaluaciones periódicas de riesgos potenciales, seguimiento preciso de costos y gastos del proyecto, y sistemas de monitoreo en tiempo real para identificar y corregir desviaciones a tiempo.
4. Monitoreo y control continuos
En esta etapa, asegúrate de que tu sistema de seguimiento y control de proyectos de la gestión de proyectos de construcción esté totalmente actualizado con el estado actual de las obras.
Esto implica una comparación minuciosa entre lo que planificaste en la etapa inicial del proyecto y la línea base que definiste.
Si en esta revisión encuentras desviaciones mayores o cambios de alcance, deberás iniciar un proceso formal de gestión de cambios y ajustar tus proyecciones y estimaciones futuras para mantenerte en línea con las metas del proyecto.
Fase 5: Cierre del proyecto
Podrías pensar que una vez que has llegado hasta aquí, ya no necesitas los controles del proyecto, pero eso no es cierto.
¡Debes dedicar tiempo a reflexionar y registrar lo que has aprendido en el proyecto! ¡Este análisis te ayudará a reconocer tus áreas de oportunidad y establecer estrategias efectivas de control de ejecución de obras y gestión que podrás aplicar en tus futuros proyectos!
¿Cuáles son las herramientas y técnicas específicas para controles de actividades de un proyecto efectivos?
Estas son algunas de las herramientas que puedes utilizar para realizar controles de actividades en tus proyectos.
Diagramas de Gantt
El diagrama o Carta de Gantt es un gráfico de barras horizontales que muestra el cronograma con la duración y las dependencias de las tareas.
Método del Camino Crítico (CPM)
Encuentra la ruta de tareas que define la duración mínima del proyecto.
Análisis del Valor Ganado (EVA/EVM)
Sistema integrado que mide el rendimiento del proyecto comparando el valor planificado, el trabajo realizado y el costo real.
Matriz RACI
Define roles y responsabilidades (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) para cada actividad.
Registro de riesgos
Registrar los riesgos los riesgos laborales en construcción identificados, su probabilidad, impacto y estrategias de respuesta.
Tableros Kanban
Visualización del flujo de trabajo que permite identificar cuellos de botella.
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¿Cuáles son los desafíos que se presentan al implementar los controles de actividades de un proyecto?
Tu equipo puede encontrarse con diversos obstáculos al implementar los controles de actividades de proyecto, tales como:
1: Ausencia de compromiso directivo
En ocasiones, el mayor impedimento surge desde los niveles superiores de la organización, es común pensar que el control se limita a la supervisión.
Sin embargo, implica también ejecutar decisiones fundamentadas en los reportes y evaluaciones obtenidos durante el proceso, sin una figura responsable de estas decisiones, el proyecto difícilmente alcanzará sus objetivos.
2: Representa una inversión adicional
Ciertas organizaciones buscan resultados financieros inmediatos de cada inversión, no obstante, los controles de proyecto no siempre ofrecen beneficios instantáneos.
Si bien su implementación conlleva gastos, los beneficios a futuro suelen superar ampliamente la inversión inicial.
Mejorarás el tiempo y los recursos, reforzarás la imagen corporativa y mejorarás la moral del personal; todo en uno.
3: Posibles tensiones interpersonales
Los controles de proyecto siempre causan roces entre el gerente y el equipo, algunos compañeros pueden sentirse demasiado vigilados y rebelarse.
De ahí la importancia de comunicar de manera transparente la naturaleza y ventajas de los controles de proyecto, garantizando que todos compartan la misma visión.
4: Metodologías obsoletas
Numerosas organizaciones continúan empleando métodos tradicionales que frecuentemente son manuales y anticuados.
Esto genera complicaciones significativas, pues impide tener una perspectiva clara de los proyectos en marcha y sus mecanismos de control.
Gestiona el control de actividades de tu proyecto de construcción con Foco en Obra
Administrar múltiples aspectos de una obra de construcción simultáneamente puede volverse complicado, como el monitoreo sucede durante la ejecución de la obra, necesitas mantener el control de obra de cada fase del proyecto de construcción mientras garantizas que tu equipo permanezca enfocado en las tareas prioritarias.
Con el sistema de construcción de Foco en Obra, podrás:
- Monitorear el avance de obras en tiempo real.
- Acceder a indicadores clave y reportes del seguimiento y avance detallado de la obra.
- Obtener la visibilidad completa del proyecto de construcción en todas sus etapas necesaria para cumplir con los plazos establecidos.
- Mantener el control de los costos y presupuesto de obra, podrás identificar desviaciones de manera temprana, coordinar eficientemente a tu equipo de trabajo.
- Tomar decisiones informadas basadas en datos actualizados que te permitirán anticiparse a problemas potenciales antes de que afecten el resultado final de tu proyecto.
- Generar reportes y alertas en tiempo real.
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Conclusión
Los controles de actividades de un proyecto son vitales para el éxito de cualquier iniciativa empresarial, más aún en el sector de la construcción.
A través de una implementación sistemática que abarca desde la fase inicial hasta el cierre del proyecto, estos controles permiten mantener el rumbo correcto, detectar desviaciones tempranas y realizar ajustes oportunos.
Aunque hay barreras para ponerla en práctica de resistencia organizacional, costos iniciales, posibles conflictos interpersonales, los beneficios superan con creces los inconvenientes, la clave es usar las herramientas correctas y comprometerse con la medición y el seguimiento.
Para proyectos de construcción, contar con una plataforma especializada como Foco en Obra facilita significativamente la gestión de estos controles, proporcionando visibilidad en tiempo real, reportes detallados y la capacidad de tomar decisiones informadas que aseguren el cumplimiento de plazos y presupuestos.
